Logistique des enquêtes

Bien que vous ayez peut-être déjà défini un calendrier global au moment de la rédaction de votre demande de subvention et de la conception de l’intervention, d’autres éléments vont devoir être précisés avant le lancement de l’enquête. Pour ce faire, prenez comme point de départ la date limite à laquelle l’enquête doit être terminée, et remontez dans le temps pour effectuer un rétroplanning. Il peut être utile de dresser une liste de toutes les tâches à accomplir dans le cadre de l’enquête, en précisant pour chacune le calendrier prévisionnel, la durée prévue et le rôle de chaque membre de l’équipe. 

Il est également judicieux d’établir un calendrier réunissant toutes les dates clés comme les fêtes religieuses, les dates de début et de fin de l’année universitaire, les dates de début et de fin de la saison des pluies et les événements politiques connus comme les élections à venir. D’autres éléments spécifiques sont à prendre en compte :

• Le calendrier des événements pertinents pour la recherche : Par exemple, dans le cadre d’une étude sur la participation politique, il faudra peut-être que l’enquête initiale soit réalisée avant une échéance électorale spécifique, ce qui implique de commencer les activités d’enquête suffisamment longtemps à l’avance. De même, une étude dans le domaine de l’éducation peut nécessiter que des enquêtes soient réalisées au début et/ou à la fin de l’année scolaire, tandis que pour les enquêtes sur la santé ou la nutrition, il peut être préférable d’éviter les mois de jeûne religieux au cours desquels la consommation alimentaire n’est pas habituelle, etc.
• La communication avec les autorités locales : Pour pouvoir réaliser votre enquête, il est possible que vous ayez besoin de l’autorisation des responsables locaux. Préparez cette démarche le plus tôt possible, car dans certaines régions, les activités d’enquête ne pourront pas commencer avant d’avoir obtenu cette autorisation. Il peut être utile d’envoyer des lettres imprimées décrivant les activités d’enquête prévues et incluant les coordonnées des interlocuteurs locaux et des chercheurs principaux. Si vous n’informez pas les autorités locales de votre projet d’enquête, vous risquez de retarder le travail de votre équipe de terrain.
• Les questions de sécurité : À titre d’exemple, le bureau de J-PAL Afrique n’effectue aucune enquête la semaine précédant une élection (en raison des risques d’instabilité politique) ni après la tombée de la nuit (pour d’autres raisons de sécurité, notamment la sécurité routière). Si vous travaillez dans une région où les conditions météorologiques (comme des coulées de boue) peuvent rendre les conditions de travail dangereuses, il faut également en tenir compte. Pour plus d’informations sur les questions de sécurité, voir la ressource sur la gestion des équipes de terrain. 
• Limiter les facteurs saisonniers et les variations de l’intensité du traitement qui surviennent avec le temps : Par exemple, un traitement peut avoir des effets très différents selon qu’il est mis en œuvre directement après la récolte ou pendant la période de soudure.
  • De même, veillez à ce que les répondants et les zones de traitement et témoins soient enquêtés de manière équilibrée. Evitez d’interroger d’abord tous les sujets témoins, puis tous les sujets traités ; essayez plutôt de les interroger simultanément et de manière aussi équilibrée que possible au cours de la période d’enquête.
• Le moment de la journée ou le jour de la semaine : Avez-vous besoin de contacter des personnes qui travaillent, ou dont les disponibilités sont limitées ? Vous trouverez plus bas des conseils pour assurer le suivi des répondants.
• Quel que soit le calendrier choisi, prévoyez des jours de réserve pour faire face aux retards qui ne manqueront pas de survenir. 

Le fait de connaître le temps nécessaire pour réaliser l’enquête par rapport au temps réellement disponible va influencer de nombreuses décisions logistiques, telles que : 

• La taille de l’équipe de terrain : Ce facteur est directement lié à la productivité escomptée des enquêteurs et au calendrier prévu. Il en découle de nombreuses considérations logistiques, telles que le nombre de tablettes nécessaires, le nombre de voitures à louer, la taille de la (ou des) salle(s) de formation nécessaire(s), etc. Ces décisions doivent donc être prises le plus tôt possible. Pour en savoir plus sur l’affectation des enquêteurs, consultez la ressource sur le recrutement et la formation des enquêteurs.

• Les frais supplémentaires, tels que la rémunération des heures supplémentaires en dehors des heures normales de travail, les horaires des transports publics, les moyens de transport privés si les enquêteurs doivent se déplacer à des heures où les transports publics ne sont pas sûrs, etc.

Commencez donc par vérifier la politique de votre partenaire en ce qui concerne l’imputation de ces coûts. Qu’ils soient inclus dans les indemnités ou payés séparément, gardez à l’esprit toute la logistique relative à l’organisation de l’hébergement et des repas :

Hébergement : Où les équipes seront-elles logées ? Devront-elles trouver leur propre logement ou allez-vous devoir vous en charger ? Y a-t-il des solutions d’hébergement pratiques à proximité des villages cibles, ou les équipes seront-elles logées directement dans les villages ? Dans le deuxième cas, il faudra prendre les dispositions nécessaires (matelas, matériel de cuisine). Lorsque les membres de l’équipe doivent séjourner en dehors de leur base principale, il est préférable qu’ils logent tous au même endroit. Cela permet de s’assurer que tout le monde arrive à l’heure et d’organiser les réunions du soir au retour de l’équipe. Si les enquêteurs prennent leurs propres dispositions en matière d’hébergement, envisagez d’imposer des pénalités en cas d’arrivée tardive, car cela ralentit l’ensemble de l’équipe.

Repas : Où l’équipe de terrain déjeunera-t-elle ? Quelle est la durée de la pause accordée aux enquêteurs sur le terrain ? Y a-t-il des options de restauration dans le village, ou les équipes devront-elles aller plus loin pour déjeuner ? Encouragez les équipes à apporter leur propre repas s’il y a peu d’options sur place, ou décidez à l’avance de vous arrêter sur la route des villages pour acheter à manger. Si vous louez des véhicules, déterminez également si les chauffeurs devront acheter leur propre repas. Cette dépense est généralement couverte par l’indemnité du chauffeur, mais veillez à vous en assurer au préalable.

Bureaux : Vous aurez besoin de locaux pour stocker le matériel dans un endroit sûr et sécurisé, pour effectuer les contrôles de fin de journée, et ainsi de suite. Cela peut nécessiter l’installation d’un bureau local, auquel cas il est important de réfléchir à l’emplacement de ces locaux (accessibilité et proximité des sites d’enquête, ainsi que sécurité de la zone environnante), au wifi, aux liaisons téléphoniques, aux imprimantes/scanners, aux dispositifs d’alimentation électrique de secours et au mobilier. Notez par ailleurs qu’il sera peut-être nécessaire de signer un bail.

Le choix du moyen de transport

Comment les équipes se rendront-elles sur les lieux de l’enquête, et comment se déplaceront-elles une fois sur place ? Plusieurs décisions doivent être prises le plus tôt possible :

• Les enquêteurs devront-ils se déplacer par leurs propres moyens (ou utiliser les transports publics), ou allez-vous organiser le transport de l’ensemble de l’équipe ? Dans le premier cas, les enquêteurs doivent recevoir une indemnité de déplacement spécifique, mais pas dans le second. Pour en savoir plus, voir ci-dessous.
• Quel moyen de transport souhaitez-vous privilégier ? Les principales options sont les transports en commun, les véhicules privés, la moto et le bateau. Vous trouverez ci-dessous quelques facteurs à prendre en compte.
  • Dans certaines régions, il est possible que les enquêteurs puissent se déplacer exclusivement en transports en commun, auquel cas il peut être moins coûteux et logistiquement plus simple de ne pas louer de voiture. En revanche, dans d’autres régions, les transports en commun risquent de représenter un coût excessif pour les enquêteurs, d’occasionner des retards, et peuvent également être dangereux (par exemple, pour les enquêtrices après la tombée de la nuit dans certaines régions), voire tout simplement inexistants. Dans ce cas, il est préférable d’utiliser des voitures ou des motos de location.
  • Si vous louez des véhicules, le nombre de véhicules requis dépendra de la destination des équipes (par exemple, si chaque équipe se rend dans un village différent, il faudra peut-être un véhicule par équipe) et du nombre de personnes que chaque véhicule peut accueillir.
  • Les motos sont souvent utilisées lorsque les enquêteurs doivent se déplacer en équipes plus réduites, ou pour les superviseurs ou autres membres du personnel qui doivent se déplacer de façon indépendante pour surveiller le déroulement de l’enquête. Dans ce cas, il est important de prévoir et d’analyser les frais de déplacement vers les zones d’enquête. S’ils varient d’une région à l’autre du pays, des indemnités de transport doivent être accordées en conséquence. Comme les enquêteurs conduiront eux-mêmes les motos, il sera plus difficile de surveiller le respect des règles, notamment en ce qui concerne la prudence de la conduite et la détention des documents requis. Il est donc important que ces exigences soient stipulées dans le contrat de l’enquêteur, décrit plus bas.
  • Dans certains cas, il peut être nécessaire d’utiliser un bateau pour se rendre dans les zones d’enquête. Il est important d’anticiper cette éventualité en répertoriant toutes les zones d’enquête susceptibles de nécessiter un accès par bateau. En effet, les besoins en matière de transport par bateau sont souvent irréguliers, tant en termes d’horaires que de fréquence, ce qui a une incidence sur la durée de l’enquête et le suivi des répondants.

Contrats de location

La location de véhicules ou de motos nécessite généralement d’effectuer les démarches suivantes :

1. Identifier et rencontrer les entreprises de location de véhicules disponibles. Le personnel local (par exemple votre responsable de terrain ou le personnel du bureau local si vous travaillez avec J-PAL/IPA) est une source d’information utile à cet égard. Il pourra vous indiquer le nom des prestataires utilisés par le passé, ainsi que la qualité des services fournis par ces prestataires.

2. Les réunions préliminaires, au cours desquelles vous devrez vous renseigner sur les tarifs et les conditions de location des véhicules. Vous devez pour cela avoir une idée du nombre de véhicules dont vous aurez besoin, ce qui dépendra de la taille et de la structure de l’équipe de terrain, ainsi que de l’emplacement des sites où doit se dérouler l’enquête. Par exemple, si deux équipes doivent se rendre dans deux villages différents le même jour, vous aurez besoin de deux véhicules distincts. Voir la ressource sur le recrutement et la formation des enquêteurs pour plus d’informations sur les décisions relatives à la structure de l’équipe de terrain. 

• Vérifiez, avant ou pendant les réunions préliminaires, que le prestataire respecte toutes les exigences légales en vigueur dans la région, et notamment qu’il détient les autorisations et les certificats d’imposition requis. 
• Au sein de J-PAL et d’IPA, certains bureaux peuvent avoir des exigences particulières en matière de passation de marchés (qui sont parfois imposées par les donateurs). Veillez à consulter la politique de l’équipe financière de votre organisation en la matière avant de conclure un contrat avec un prestataire. 

3. Négocier avec le prestataire et fixer les détails du contrat de location¹. Vos négociations et le contrat signé doivent notamment inclure les éléments suivants, sans nécessairement s’y limiter :

• Les rôles et responsabilités de l’autorité contractante et du prestataire : Qui est chargé de faire quoi, et à quel moment ? 
  • Si vous utilisez des véhicules, qui sera chargé d’embaucher le(s) chauffeur(s), et que couvrira l’indemnité journalière de ces derniers (par exemple, les frais de nourriture et d’hébergement sont-ils inclus dans l’indemnité ?)
  • Qui est responsable des frais d’entretien ou de réparation, y compris les pannes ?
  • Quelle est la marche à suivre en cas d’accident ?
  • Solution de repli en cas de panne majeure rendant la voiture ou la moto inutilisable
  • Mode de paiement, échéances et périodicité des versements
  • Qui est responsable de l’achat du carburant ?

• Caractéristiques des véhicules ou des motos
  • Coût par véhicule/moto
  • Taille du véhicule et nombre de passagers que chaque véhicule peut accueillir (notez que le nombre de véhicules à louer dépendra de la taille des véhicules et du nombre d’équipes et d’employés nécessaires à la réalisation de l’enquête)
  • Nombre de véhicules/motos
     
• Logistique propre au projet
  • Durée du contrat
  • Moment où le(s) véhicule(s) sera(ont) disponible(s)
  • Lieu des opérations (par exemple, les districts)
     
• Disponibilité d’une assurance automobile, type d’assurance et éléments couverts par la police (pour plus d’informations sur les assurances, voir plus bas).
  • Si l’assurance ne couvre pas les dommages corporels subis par les passagers, envisagez d’en chercher une autre. Certaines entreprises de location de véhicules font signer aux passagers une décharge stipulant que l’entreprise ne peut pas être tenue responsable des blessures subies pendant que le passager se trouve à bord du véhicule.
     
• Les sanctions en cas de non-respect ou de violation du contrat : il peut s'agir du non-paiement du montant prévu ou de la retenue d’une certaine somme d’argent.

Veillez à bien inclure tous les détails ci-dessus dans le contrat que vous signerez avec l’entreprise de location de voitures ou de motos. Bien que la plupart des contrats de location se déroulent sans incident, il est préférable que tout soit convenu en détail et par écrit au cas où un problème surviendrait. 

Clauses du contrat des enquêteurs et frais de transport

Frais d’entretien et de carburant

Que vous vous chargiez du transport ou que les enquêteurs utilisent leurs propres motos/véhicules, précisez clairement qui est responsable du paiement des frais d’entretien et de carburant, ainsi que la procédure de remboursement et les documents à fournir à cet effet.

Si ce sont les membres de l’équipe d’enquête qui assument ces frais (par exemple les superviseurs si vous avez loué des véhicules, ou les enquêteurs eux-mêmes s’ils utilisent leur propre moto), les contrats des enquêteurs/superviseurs doivent inclure les éléments suivants :

• Le rôle du superviseur/du personnel de terrain en ce qui concerne la prise en charge des frais de carburant et d’entretien, y compris les cas qui pourront faire l’objet d’un remboursement et les procédures à suivre à cet effet.
  • Par exemple, vous pouvez stipuler que la personne responsable des frais de carburant et d’entretien doit conserver les reçus de tous les achats effectués. Elle doit également tenir un journal quotidien de tous ses déplacements et des kilomètres parcourus. Vous devez fournir un journal de bord à chaque conducteur. Veillez à vérifier la concordance entre les journaux et les reçus.
• Comment communiquer avec le responsable de l’équipe sur le terrain en cas de problème (et à quel sujet). Si vous utilisez un véhicule de location, tout problème sur le véhicule attribué au superviseur, ou tout autre problème de transport rencontré sur le terrain, doit être immédiatement communiqué à l’équipe de direction de l’enquête. De même, un membre de l’équipe de direction de l’enquête doit être informé avant toute réparation ou dépense imprévue.

Indemnités et paiement des frais de transport

• Si les enquêteurs utilisent leur propre moyen de transport, il faudra inclure des dispositions supplémentaires concernant les indemnités de déplacement, les responsabilités en matière de réparation, les exigences de sécurité, la documentation requise et les sanctions en cas de non-respect de ces clauses.
• Si les enquêteurs utilisent des motos, le remboursement se fait généralement sur la base de la distance parcourue, mais il est préférable de vérifier au préalable la politique de l’équipe financière de votre organisme en la matière. Par exemple, si les enquêteurs sont autorisés à louer une moto par leurs propres moyens, il peut être difficile de garantir l’exactitude et l’authenticité des factures. Au lieu de cela, J-PAL Asie du Sud rembourse chaque mois le kilométrage total parcouru à moto par les enquêteurs dans le cadre de leurs fonctions, en plus de leur allocation mensuelle, et exige que les enquêteurs respectent les exigences légales en vigueur dans la région, comme la détention d’un permis de conduire valide et autres documents administratifs requis.
• Si des véhicules sont loués, les enquêteurs ne recevront pas d’indemnités de transport dans le cadre de leur travail sur le terrain. 
• Si les enquêteurs réalisent les enquêtes à distance (c’est-à-dire par téléphone), l’équipe de recherche doit inclure le coût du temps de communication dans les indemnités des enquêteurs. Pour plus d’informations, voir la section ci-dessous sur les enquêtes à distance. 

Vous devez également décider qui sera responsable des frais de déplacement à l’intérieur de la ville ou du district (et en informer les personnes concernées), par exemple les déplacements entre le lieu de formation et le bureau de terrain où se dérouleront les activités d’enquête, puis le retour au bureau principal une fois le travail terminé. Ce coût varie selon que vous avez ou non loué des véhicules pour assurer le transport des enquêteurs dans le cadre des activités d’enquête, et selon la distance que les enquêteurs doivent parcourir entre ces différents lieux. Une possibilité consiste à rembourser aux enquêteurs le prix d’un aller simple vers le site du projet au début et à la fin du projet.

Si les activités d’enquête se déroulent dans des zones reculées où les enquêteurs peuvent avoir des difficultés à retirer de l’argent, vous devrez peut-être avancer certains frais de transport, bien que les politiques en la matière varient selon le bureau J-PAL/IPA (le cas échéant) ou l’organisme d’enquête. Cela nécessite d’anticiper le montant approximatif de ces frais et de régler tout écart entre cette estimation initiale et ce qui aura réellement été payé dans le cadre des remboursements ultérieurs.

Sécurité, responsabilité et sanctions

Si des motos sont utilisées, vous devez vous assurer que toutes les personnes qui les utilisent portent un casque. Cela implique à la fois de louer ou d’acheter des casques et d’inclure dans le contrat des enquêteurs des dispositions imposant le port du casque à tout moment lors des déplacements à moto, et prévoyant des sanctions en cas de non-respect de cette règle. Par exemple, le contrat de J-PAL Asie du Sud stipule que 7 jours de salaire seront retenus à la première infraction, 14 jours de salaire à la deuxième, et que l’enquêteur sera licencié à la troisième. Vous devez également préciser les sanctions prévues si les enquêteurs ne tiennent pas correctement le registre de consommation de carburant (en indiquant par exemple dans quelle mesure ils pourront être remboursés s’ils ne tiennent pas à jour ce registre, ou s’il ne correspond pas aux reçus), s’ils ne respectent pas les procédures de remboursement des réparations ou d’autres frais d'entretien, ou s’ils ne rendent pas les casques (ou les motos) en bon état.

Les contrats doivent également inclure une clause stipulant que les conducteurs doivent être en possession de tous les documents requis, notamment un permis de conduire valide, tous les documents officiels relatifs à la moto ou au véhicule, et tout autre document exigé par la législation locale en cas de possession et d’utilisation d’une moto ou d’un véhicule, comme une attestation d’assurance, un certificat de contrôle anti-pollution (spécifique à l’Asie du Sud) ou autre. De façon générale, veillez à bien préciser dans le contrat les sanctions encourues si les enquêteurs ne respectent pas les procédures en matière de sécurité, de responsabilité, de documentation et de remboursement. 

Budgétisation et planification des dépenses de transport

Il est important d’évaluer précisément le temps qu’il vous faudra pour localiser un répondant donné. Ce temps peut varier d’une région, d’un district ou d’un quartier à l’autre de votre échantillon. Avant de déployer l’enquête sur le terrain, identifiez les zones où retrouver les répondants risque d’être le plus difficile, et celles où ce sera généralement plus facile. Consultez les cartes routières, et interrogez toute personne ayant des connaissances locales, des partenaires locaux aux commerçants. Réfléchissez également au temps qu’il faudra aux enquêteurs pour se rendre de leur hébergement à la zone d’enquête, et prenez cette donnée en compte dans votre calcul du temps de travail journalier. S’il peut être tentant de ne pas inclure les temps de déplacement dans le calcul du temps de travail, il est risqué de ne pas le faire. En effet, le temps de trajet est l’un des facteurs qui retardent le plus souvent les enquêtes (bien que cette information doive normalement être recueillie lors de la phase de pilotage). Prévoir des jours de réserve dans le budget vous permettra de limiter les retards.

Les transports représentent également une part importante du coût de l’enquête. Les frais de transport varient selon le moyen de transport choisi, la taille et la structure de l’équipe de terrain, la localisation des sites sur le terrain et la durée de la période pendant laquelle vous avez besoin d’un moyen de transport. Votre budget et votre travail de planification doivent préciser clairement comment vous allez payer les frais de transport (par exemple, en versant une indemnité de déplacement aux enquêteurs ou en payant directement une entreprise de location de voitures). Pour en savoir plus sur la budgétisation des frais de transport, consultez la ressource sur les demandes de subvention.

Dans la mesure où les exigences en matière d’assurance et le type de couverture proposée varient considérablement, il est important de vérifier les réglementations locales et de consulter les partenaires locaux à ce sujet. Par exemple, l’Institute for Financial Management and Research (IFMR) et l’Université du Cap offrent tous deux une assurance pour les projets mis en œuvre par les bureaux de J-PAL qu’ils accueillent. Vérifiez les détails de l’offre proposée et assurez-vous d’être couvert sur tous les fronts essentiels :

• Une assurance maladie pour les enquêteurs, ou une procédure interne de prise en charge des soins en cas de maladie ou de blessure dans le cadre du travail. Il peut s’agir aussi bien d’une hospitalisation que d’une maladie ou d’une blessure ne nécessitant pas d’hospitalisation.
• Une assurance-vie pour les enquêteurs, ou du moins un système en place qui sera précisé aux enquêteurs dans leur contrat. Par exemple, l’IFMR fournit une police d’assurance-vie assez modique à tous les enquêteurs des projets de J-PAL Asie du Sud.
• Une assurance automobile : Par exemple, le bureau de J-PAL Afrique souscrit à une assurance automobile par l’intermédiaire de l’entreprise de location de voitures. Parmi les différentes formules proposées par cette dernière, le bureau souscrit à l’option la plus complète, et paie de sa poche tous les frais qui ne sont pas couverts par la police (sur le budget du projet).

N’hésitez pas à expliquer aux membres seniors de l’équipe de terrain ce que l’assurance couvre exactement, car l’existence de plusieurs types d’assurance peut prêter à confusion. Par exemple, tous les enquêteurs des projets de J-PAL Asie du Sud bénéficient d’une assurance vie par l’intermédiaire de l’IFMR, mais pas d’une assurance contre les accidents.

C’est la taille de l’équipe de terrain qui détermine le nombre d’appareils électroniques nécessaires (tablettes, téléphones, traceurs GPS, etc.), tandis que le type d’activités d’enquête prévues a une incidence sur d’autres décisions. Pour en savoir plus sur la structure des équipes de terrain, consultez la ressource sur le recrutement et la formation des enquêteurs.

Équipement :

• Considérations relatives à l’achat d’équipement
  • De nombreux projets nécessitent l’achat d’équipement pour le bureau de terrain ou la collecte de mesures anthropométriques comme la taille, le poids ou les indicateurs de santé. Vous pouvez également avoir besoin d’acheter des téléphones, des tablettes ou autres appareils électroniques. Soyez particulièrement attentifs aux fonctionnalités et caractéristiques utiles comme l’autonomie de la batterie, les fonctions de suivi GPS (pour les téléphones ou les tablettes) et la durabilité. Il peut être judicieux d’acheter des housses ou autres types de protections pour protéger les appareils électroniques. Il est également utile de pouvoir effacer à distance les données des répondants en cas de vol de l’appareil.
  • Assurez-vous de disposer de matériel supplémentaire en cas de problème, de casse ou de défaillance (ce qui ne manquera pas d’arriver). Cela inclut également des piles de rechange pour les GPS : partez du principe que les enquêteurs vont oublier d’éteindre leurs appareils et que les piles ne dureront pas longtemps. Si certains de vos appareils doivent être rechargés, prévoyez des chargeurs de secours (tels que des batteries externes), ainsi que des appareils de secours au cas où vous n’auriez pas d’électricité.

• Procédure d’achat
  • Les assistants de recherche et les chefs de projet sont généralement responsables de l’achat des appareils. Cependant, pour les équipements de grande valeur comme les appareils HemoCue (utilisés pour tester les échantillons de sang) ou d’autres appareils utilisés pour les enquêtes de santé, il est parfois nécessaire de faire appel à l’équipe locale en charge des finances et de l’administration.
  • Il peut être utile de préparer une liste de spécifications claires et concises avant de contacter les fournisseurs, en particulier lorsqu’il s’agit d’acheter du matériel spécialisé. Comme pour la location de véhicules, demandez au personnel local ou aux responsables de terrain s’ils ont déjà fait appel à des fournisseurs. Les établissements exigent souvent de recevoir au moins trois devis différents.

• Configurer les paramètres avant de le début de l’enquête
  • Installez un logiciel antivirus et mettez en place une protection par mot de passe sur les appareils concernés.
  • Pour limiter l’utilisation abusive des appareils, verrouillez si possible les applications qui ne sont pas indispensables aux travailleurs sur le terrain (en utilisant AppLock, par exemple).
  • Pour les enquêtes téléphoniques, installez un logiciel d’enregistrement (en veillant toutefois à ce que les répondants consentent à être enregistrés et en les informant qu’ils peuvent révoquer leur consentement à tout moment. Voir le modèle de formulaire de consentement du MIT (téléchargement direct; autres modèles du MIT) pour les mentions obligatoires à cet égard.
  • Pour les GPS, veillez à définir le même format de coordonnées sur l’ensemble des appareils avant leur envoi sur le terrain pour éviter d’avoir à faire des conversions par la suite. 

• Mettre en place un système de suivi des appareils
  • Il est vivement recommandé de mettre un numéro de série sur tous les appareils envoyés sur le terrain, et de demander aux enquêteurs de vérifier et de faire inspecter régulièrement ces appareils. Ceux-ci sont souvent soumis à des conditions difficiles et s’abîment donc rapidement. Demander aux enquêteurs de noter le numéro de série du GPS utilisé pour chaque enquête peut également améliorer la qualité des données GPS, car cela vous aidera à identifier les appareils qui commettent des erreurs systématiques. Notez que si les enquêtes ont lieu à distance, le système de suivi des appareils devra probablement être modifié pour tenir compte du fait que les enquêteurs conservent les appareils pendant des périodes plus longues. Pour plus d’informations, voir la section ci-dessous sur les enquêtes à distance. 
  • L’utilisation de formulaires de suivi ou de registres d’entrée et de sortie permet de responsabiliser l’équipe et de savoir où se trouvent les appareils à tout moment. L’attribution d’un appareil spécifique à chaque enquêteur facilite également ce processus. Ces mesures sont particulièrement importantes dans le cas des enquêtes électroniques, car il est important de s’assurer que les équipements comme les téléphones, les assistants numériques et les tablettes sont utilisés avec soin et de pouvoir identifier la personne responsable en cas de perte. 
  • Au début et à la fin de la période d’enquête, faites l’inventaire de tout le matériel du bureau en indiquant les numéros d’identification (comme le numéro IMEI pour les téléphones ou le numéro de série pour les ordinateurs portables) et l’état du matériel, afin de vérifier que rien n’a été perdu ni endommagé. 

• Clauses du contrat des enquêteurs
  • Le contrat des enquêteurs doit également inclure une clause par laquelle ils s’engagent à protéger les appareils contre les dommages et le vol, à les remettre à l’équipe de recherche pour les opérations de maintenance et les réparations nécessaires, à ne pas les utiliser en dehors du cadre du projet et à ne pas les donner ni les prêter à des personnes extérieures. L’équipe de recherche doit par ailleurs être immédiatement contactée si l’appareil fonctionne mal, s’il a besoin d’être entretenu ou réparé, ou s’il a été perdu. 
  • Pour le personnel et les membres affiliés de J-PAL : voir également le contrat de J-PAL Afrique relatif aux appareils électroniques entre les enquêteurs et l’équipe de recherche.

• Stockage et entretien du matériel
  • Les appareils électroniques doivent être rangés dans un bureau fermé à clé, et ceux qui ont besoin d’être chargés doivent l’être tous les soirs. 
  • Achetez des protections pour vos appareils, comme des étuis et des coques pour les protéger en cas de chute, des protections pour les écrans, etc., et installez un logiciel antivirus sur tous les appareils. 
  • Les enquêteurs doivent signaler immédiatement tout problème, et il peut être utile par ailleurs de vérifier régulièrement les appareils pour s’assurer qu’ils fonctionnent correctement.

Autres types de matériel

Matériel supplémentaire pour les enquêteurs

Veillez à ce que l’équipe chargée de l’enquête dispose de tout l’équipement dont elle a besoin sur le terrain. Il peut notamment s’agir des éléments suivants :

• Des sacs et des classeurs ou chemises pour permettre aux enquêteurs de classer leurs questionnaires. Veillez à acheter des articles durables et imperméables pour protéger le matériel et/ou les questionnaires.
• Des parapluies / des imperméables : Si vous demandez à votre équipe de travailler pendant la saison des pluies, cela peut les aider à persévérer même en cas de bruine.
• Des fournitures de bureau : crayons, taille-crayons, gommes, et une agrafeuse.
• Des badges d’identification pour les enquêteurs : Cela leur permet d’asseoir leur crédibilité lors des enquêtes.

Des cadeaux pour les répondants

Il est d’usage d’offrir aux participants (du groupe de traitement comme du groupe témoin) un cadeau ou un petit dédommagement pour les remercier du temps qu’ils consacrent à l’étude. On donne parfois de l’argent, mais les cadeaux non monétaires sont généralement privilégiés, sauf si l’on empiète sur le temps de travail du répondant. Les cadeaux les plus courants sont notamment le sucre, l’huile de cuisson, le savon, les crayons et les taille-crayons pour les écoliers. Les articles ménagers sont une valeur sûre, car ils sont utiles quel que soit le répondant qui reçoit le cadeau. Il faut prévoir comment l’équipe transportera ces produits sur le terrain, pour éviter d’endommager les fascicules des enquêtes ou des équipements coûteux en les transportant dans le même sac que des articles qui risquent de se renverser ou de fuir. Depuis peu, certains projets offrent du crédit mobile, qui est facile à transporter. 

Pour tous les cadeaux, en particulier le crédit mobile, il est important de mettre en place un système permettant de vérifier que les répondants ont bien reçu les cadeaux qui leur étaient destinés et que ceux-ci n’ont pas été pris par les enquêteurs. Vous pouvez notamment inclure une question sur les cadeaux reçus dans votre questionnaire de back-check ou procéder à un bref appel téléphonique de suivi à ce sujet. Un partenaire local pourra vous aider à déterminer le montant et le type de dédommagement qui sont adaptés au contexte (pour plus d’informations sur l’indemnisation, voir les ressources sur l’éthique et les procédures d’admission et de recueil du consentement).

Le suivi des répondants consiste à s’assurer que les enquêteurs 1) trouvent le répondant, 2) confirment qu’il s’agit bien la bonne personne et 3) communiquent ces informations à l’équipe de recherche. Ces informations sont utiles à plusieurs égards :

• Elles permettent d’ajuster le calendrier de l’enquête si plusieurs répondants doivent être remplacés ou sont difficiles à localiser et que l’enquête prend du retard.
• Elles contribuent à garantir la qualité des données en vérifiant que l’on interroge bien les bons répondants.
• Elles fournissent des renseignements sur les taux de réponse et les modules manquants de l’enquête en permettant de distinguer les répondants qui n’ont pas pu être joints ou localisés de ceux qui ont refusé de répondre.
• Elles permettent d’estimer avec plus de précision la productivité des enquêteurs (par exemple, si un enquêteur n’a réalisé qu’un petit nombre d’enquêtes parce qu’il n'a pas réussi à trouver les répondants).

Phase de planification

Les décisions concernant les modalités de suivi des répondants, le nombre de visites supplémentaires possibles et les modalités de remplacement des répondants ne doivent pas être laissées à l’appréciation des enquêteurs. Ces protocoles doivent leur être expliqués lors de la formation des enquêteurs (et répétés tout au long de l’enquête) afin de garantir leur application systématique. Les équipes de terrain doivent connaître :

La stratégie globale de suivi 

• Quelles sont les informations que vous souhaitez suivre ? Il convient de recueillir autant d’informations que nécessaire pour une prise de décision efficace. Il peut s’agir d’informations sur les ménages, les membres du ménage, les modules terminés ou la non-réponse partielle.
• Déterminez à l’avance combien de fois les enquêteurs devront réessayer de contacter les répondants qui n’auront pas pu être localisés.
• Définissez des règles de remplacement adaptées à la phase du projet :
  • Dans le cadre d’une enquête initiale, vous devrez peut-être remplacer des personnes décédées ou ayant déménagé. Établissez des directives précises concernant les situations qui nécessitent le remplacement d’un répondant et la procédure à suivre pour effectuer ce remplacement. Par exemple, si les enquêteurs doivent interroger 10 ménages dans un village, vous pouvez leur donner une liste de 12 ménages sélectionnés au hasard, en leur demandant de trouver les 10 premiers. Ils disposent ainsi de deux ménages de remplacement. Si plus de deux ménages manquent à l’appel, les enquêteurs devront vous contacter pour obtenir d’autres ménages de remplacement. 
  • Dans le cadre d’une enquête de fin d’étude, l’objectif est de retrouver toutes les personnes interrogées lors de l’enquête initiale afin de préserver le panel. En fonction du budget de l’enquête et du taux d’attrition que vous êtes prêt à accepter, vous déciderez s’il faut essayer de localiser et d’interroger les répondants qui ont déménagé.

Les rôles et responsabilités en matière de suivi

• Les enquêteurs sont chargés de collecter les informations de suivi. Ils doivent savoir quel type d’informations collecter, le niveau de détail souhaité et la manière dont elles doivent être enregistrées. Par exemple, il peut s’agir de points de repère géographiques locaux, d’indications sur la direction à prendre depuis ces points de repère et de la couleur de la maison. Il peut être utile de donner des exemples. Un calendrier précis doit être fourni aux enquêteurs pour la transmission des statistiques de suivi aux responsables de terrain ou aux superviseurs.
• Les responsables de terrain ou les superviseurs doivent vérifier que le répondant ne peut pas être interrogé et doit effectivement être remplacé. Ils doivent savoir quand procéder à des remplacements et où trouver des remplaçants.

Les modalités de suivi 

• Pour gérer ce processus, les équipes de terrain utilisent des fiches d’affectation, des fiches de suivi et une fiche de suivi global. 
  • Une fiche d’affectation contient les données d’identification de tous les répondants qui doivent être interrogés. Il s’agit notamment de l’identifiant unique du répondant, de son nom, du nom du village, etc. Elle est utilisée par les superviseurs et les responsables du suivi pour affecter les enquêtes aux différents enquêteurs le jour du terrain. 
  • Une fiche ou un module de suivi permet de consigner des informations clés sur le répondant et l’état d’avancement de l’enquête. Par exemple, un module de suivi dans le cadre d’une enquête initiale peut recueillir des informations sur :
    • Le numéro de téléphone fixe ou mobile du répondant²
    • Les coordonnées GPS, l’itinéraire/les points de repère pour se rendre au domicile du ménage, ou une carte dessinée à la main
    • La localisation des activités économiques ou l’adresse temporaire, le cas échéant
    • Le nom du chef de ménage
    • L’endroit où se trouvent les répondants et leur date/heure de retour (en faisant la différence entre ceux qui ne pourront pas être localisés et interrogés, comme les répondants décédés, et ceux qui pourront l’être plus tard)
    • Les informations fournies par des personnes qui connaissent le répondant
    • Les modules terminés et/ou des informations sur la non-réponse partielle
    • Tout détail permettant de mieux planifier la deuxième visite (par exemple, la programmation d’un rendez-vous)
    • Toute autre précision permettant de gagner en efficacité (par exemple, s’il y a des périodes de congé pendant lesquelles les personnes qui ont émigré reviennent).
  • La fiche de suivi global récapitule les activités quotidiennes des enquêteurs sur le terrain, notamment le nombre total de tentatives d’enquête, le nombre d’enquêtes menées à bien, le nombre de deuxièmes visites nécessaires, etc. Elle permet de connaître l’état d'avancement global des activités d’enquête.

Phase de mise en œuvre

Voici quelques conseils pour la mise en œuvre : 

• Familiarisez-vous avec le calendrier de la région, par exemple les jours de marché, où les gens risquent d’être moins disponibles.
• Veillez à ce que les données de suivi soient mises à jour sur le terrain. Impliquez les répondants dans la mise à jour des informations, en leur demandant de signaler tout changement de numéro de téléphone ou de fournir une liste des contacts qui sauront dire où ils se trouvent.
• Lors de l’enquête finale, il peut être utile d’envoyer des agents de mobilisation en amont de l’équipe d’enquêteurs afin de localiser les répondants et de fixer des rendez-vous pour les entretiens afin de gagner du temps. 
• Passez en revue les données de suivi rapidement après leur collecte de façon à pouvoir résoudre les contradictions ou les sources de confusion tant qu’elles sont encore fraîches dans la mémoire des enquêteurs.
• Compilez les données de suivi et saisissez-les ou téléchargez-les dans une base de données en vue de leur utilisation ultérieure.

• Impression des formulaires de recueil du consentement ou des enquêtes : Où pouvez-vous imprimer des documents à moindre coût ? N’imprimez pas forcément tous les questionnaires en une seule fois au cas où vous auriez besoin d’y apporter des modifications par la suite. 
• Si vous utilisez des enquêtes sur papier, veillez à imprimer des questionnaires supplémentaires et à les remettre aux enquêteurs.
• Mettez en place des canaux de communication avec les équipes d’enquêteurs pour la remontée des problèmes d’ordre logistique. Les enquêteurs doivent savoir qui contacter en cas de problème, et par quel moyen. Réfléchissez aux ressources technologiques auxquelles le personnel de terrain aura accès sur le terrain (par exemple, il est possible qu’il n’ait accès qu’à un téléphone portable). 
• Établissez des plans d’urgence logistique pour faire face aux aléas majeurs. Par exemple, si certains villages sont inaccessibles suite à de violentes tempêtes qui ont emporté des routes, il faut que le calendrier soit suffisamment flexible pour vous permettre de vous rendre dans d’autres villages tant que les villages touchés sont inaccessibles, puis d’y revenir une fois que les routes seront à nouveau praticables.

Dans le cas des enquêtes à distance, les lignes directrices en matière de logistique décrites ci-dessus doivent être modifiées afin de prendre en compte les éléments suivants (qui ne sont pas exhaustifs) : 

Indemnités des enquêteurs

• Paiement du temps de communication : Si l’enquête est réalisée par téléphone, il est important de veiller à ce que les enquêteurs disposent du temps de communication nécessaire pour mener chaque entretien à son terme avant de commencer. Pour ce faire, il convient de mettre au point et de tester un système de distribution des crédits de communication aux enquêteurs avant le lancement de l’enquête. Les crédits de communication constituent également un cadeau particulièrement adapté pour les répondants dans le cadre des enquêtes à distance. 

Équipement :

• Suivi des appareils : Tout appareil supplémentaire donné aux enquêteurs pour leur permettre de réaliser les enquêtes à distance doit faire l’objet d’un suivi conformément à la procédure décrite plus haut. Si les enquêteurs réalisent leurs enquêtes depuis un lieu fixe (par exemple, leur domicile), vous pouvez leur demander de conserver l’appareil pendant de longues périodes. Vous pouvez alors leur demander de prendre régulièrement des photos de l’appareil pour prouver qu’il est toujours en leur possession. Une autre solution consiste à demander aux enquêteurs de remplir régulièrement une courte enquête sur une plateforme comme SurveyCTO, sur laquelle chaque appareil est enregistré avec un identifiant unique, afin de vérifier si les enquêteurs détiennent toujours les bons appareils. Les enquêteurs doivent savoir à quel moment ces vérifications vont être effectuées, et il faut prévoir des mesures incitatives pour les encourager à effectuer les vérifications, ainsi que des sanctions si elles ne sont pas effectuées.
• Matériel supplémentaire : Utiliser un seul et même appareil pour appeler les répondants et saisir leurs réponses peut s’avérer difficile pour les enquêteurs. Si possible, envisagez de leur fournir un deuxième appareil pour la saisie des données (par exemple, un simple téléphone portable pour mener les entretiens et une tablette connectée à Internet pour saisir les données). Mettre à disposition des points d’accès wifi peut contribuer à garantir le bon déroulement de la collecte des données, tandis que des casques et des microphones peuvent améliorer la qualité audio et faciliter le travail des enquêteurs.

Suivi des répondants : 

• Fiches de suivi : Pour les enquêtes à distance, les fiches de suivi doivent être modifiées pour permettre aux enquêteurs de consigner les informations relatives à chaque tentative d’appel, notamment le jour de la semaine, l’heure, la langue parlée par la personne qui a répondu à l’appel et l’état de l’appel (par exemple, réponse d’un membre du ménage, réponse de l’enquêté, absence de réponse, etc.). Pendant la phase pilote de l’enquête, dressez une liste exhaustive des raisons pour lesquelles les appels n’ont pas abouti, afin de les ajouter aux options proposées pour décrire l’état de l’appel. Vous trouverez des exemples de codes d’état des appels dans la check-list de J-PAL pour le passage aux enquêtes CATI.
• Programmation des appels : Pendant la phase pilote, identifiez les jours de la semaine et les horaires où le taux de réponse est le plus élevé, et prévoyez de réaliser la majeure partie des enquêtes à ces moments-là. Fournissez aux enquêteurs une liste de répondants à appeler sur ces plages horaires spécifiques, en les autorisant toutefois à passer des appels en dehors des heures de pointe, si nécessaire.

Protocoles de remplacement : Mettez en place un protocole précisant combien de fois les enquêteurs doivent essayer de joindre un répondant avant d’abandonner. Ce nombre doit être plus élevé que dans le cadre d’une enquête en face à face (par exemple, jusqu’à neuf appels). Vous trouverez davantage d’informations dans la check-list de J-PAL sur le passage aux enquêtes CATI

Dernière mise à jour en septembre 2021

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