Lorsqu’on débute un projet de recherche, la première étape consiste souvent à rédiger une demande de subvention pour le financer. Outre l’obtention d’un financement, cette demande de subvention a pour objectif de présenter votre question de recherche et votre méthodologie, d’en expliquer l’intérêt pour la communauté scientifique et/ou politique, et de démontrer que vous êtes capable de mener à bien les différentes étapes de la proposition de recherche. Cette demande est également utile dans la mesure où elle vous oblige à vous organiser et à commencer à planifier votre projet de recherche.
Chaque subvention est assortie d’exigences spécifiques, mais la plupart d’entre elles ont en commun deux composantes principales : une proposition de recherche, qui doit définir la question de recherche et la façon dont vous comptez y répondre, ainsi que le budget prévu pour mener à bien la recherche envisagée. Bien que ce ne soit pas indispensable, il peut également être utile de créer un diagramme de Gantt détaillant le calendrier du projet.
Bien que ce soient les chercheurs principaux qui se chargent de rédiger la demande de subvention, le personnel de recherche, notamment les assistants de recherche et les chefs de projet, peut également participer à la rédaction de la proposition, à l’élaboration du projet de budget et à la gestion de la subvention/du budget. Les responsabilités sont le plus souvent réparties de la manière suivante :
Chercheurs principaux : Consultez cette check-list et lisez les sections de la présente ressource selon vos besoins. Bien que ce soit généralement l’institution qui reçoit et qui gère les fonds de la subvention, le chercheur principal est responsable en dernier ressort de la conception et de la réalisation des projets de recherche financés, de la rédaction des rapports associés, ainsi que de la gestion financière du projet subventionné, y compris le respect de ses limites budgétaires.
Chefs de projet : Renseignez-vous sur le projet de budget, la gestion du budget et de la subvention et les rapports nécessaires. Le chef de projet peut être appelé à contribuer à la planification de la mise en œuvre du projet (notamment à l’estimation des effectifs prévisionnels et à la planification du calendrier), à prendre une part active à la gestion des fonds de la subvention et à participer à la rédaction du rapport final. Il peut également être chargé de veiller à ce que tous les rôles (des chercheurs principaux, des assistants de recherche et des gestionnaires de subventions) soient clairement définis.
Assistants de recherche : Bien que les assistants de recherche ne participent généralement pas à la rédaction de la demande de subvention et du projet de budget, il peut leur être demandé de contribuer à la demande de subvention en réalisant une revue de la littérature et en vérifiant les hypothèses budgétaires. Dans la pratique, ils sont souvent responsables de la gestion et de l’exécution de la subvention : ils doivent donc avoir une bonne compréhension des exigences et des attentes liées à la subvention. Les assistants de recherche peuvent également être chargés de préparer des rapports périodiques sur l’avancement du projet, de gérer le budget des opérations sur le terrain, de tenir un registre des dépenses et de s’assurer que les échéances sont respectées. Ils doivent donc avoir une bonne connaissance du calendrier du projet, des livrables, des postes budgétaires, des modalités de paiement et des flux de trésorerie (notamment les tranches, les conditions de paiement, les dates limites de soumission des rapports et les modalités d’engagement des dépenses). Il est important qu’ils connaissent la personne de référence vers qui se tourner en cas de besoin pour chacune de ces tâches. Les assistants de recherche sont invités à lire les sections sur les principes budgétaires, la justification du budget, la gestion des subventions, et la rédaction des rapports (bien que ce soient plutôt les chefs de projet et les chercheurs principaux qui rédigent le rapport annuel et le rapport final, les assistants de recherche peuvent être amenés à y contribuer, par exemple en préparant des tableaux).
Avant de commencer à rédiger votre demande de subvention :
Si possible, procurez-vous un exemple de demande de financement ayant réussi à obtenir une subvention dont les exigences sont similaires à celle à laquelle vous postulez (en particulier en termes de longueur et de domaine thématique). Cela vous donnera une idée du style rédactionnel, du niveau de détail, de la mise en forme et du contenu qui ont poussé les donateurs à retenir cette demande
Les demandes de subvention de recherche comportent généralement des sections spécifiques associées à un certain nombre de questions auxquelles vous devrez répondre. Vérifiez que ces sections correspondent bien à la subvention que vous sollicitez, que vous avez fourni toutes les informations demandées dans chaque section et que votre présentation reflète bien les priorités du bailleur de fonds et de l’appel à propositions auquel vous répondez. Les informations demandées dans le cadre des demandes de subvention sont généralement les suivantes :
Certains donateurs fournissent un formulaire-type de demande de subvention, avec des instructions concernant la longueur et le contenu requis pour chaque section. Si c’est le cas, suivez ce modèle et veillez à respecter toutes les instructions. Si le donateur ne fournit pas de modèle, la demande doit tout de même inclure les éléments énumérés ci-dessus. Elle doit être adaptée au bailleur de fonds et démontrer que vous êtes en mesure de poser une question de recherche claire et que l’étude que vous proposez permettra d’y répondre.
Exposé des motivations de la recherche ou du problème abordé
Commencez votre demande par un énoncé clair du problème qui motive la recherche. Cet énoncé doit être succinct, aller directement à l’essentiel et exprimer une certaine urgence.
La question de recherche
Formulez explicitement votre question en la replaçant dans le contexte de la littérature existante et du domaine concerné. La question en elle-même doit être compréhensible et convaincante pour des chercheurs extérieurs à votre sous-discipline et, le cas échéant, pour la communauté politique (voir l’article de blog de Blattman). Elle doit être suffisamment ciblée et spécifique pour que vous puissiez y répondre dans le cadre du projet envisagé et doit s’inscrire clairement dans le périmètre de l’appel à projets.
Contribution à la littérature
Comme dans un article scientifique, la revue de littérature d’une demande de subvention doit replacer votre question de recherche dans son contexte et montrer que l’étude que vous proposez vient combler des lacunes importantes. Pour ce faire, il vous faut 1) montrer que vous connaissez bien la littérature relative à votre sujet d’étude en citant les articles importants et 2) identifier clairement les lacunes en expliquant comment votre étude va permettre de les combler. Vous pouvez notamment mettre en évidence les faiblesses méthodologiques des études existantes, le cas échéant.
Pour savoir quelles études inclure dans votre revue de littérature, vous pouvez vous rapprocher des meilleurs chercheurs de votre domaine, de groupes de réflexion réputés ou d’autres organismes de recherche, et consulter les revues à comité de lecture ainsi que des bases de données (comme par exemple EBSCO, EconLit, Science Direct). Pour identifier les articles pertinents dans le cadre de votre proposition de recherche, cherchez des études qui répondent à la même question de recherche que la vôtre ou à une question similaire, ou bien qui apportent des éléments à l’appui de votre théorie ou de votre méthodologie. Tenez compte du contexte, notamment du lieu, de l’année de l’étude et de la population étudiée pour déterminer si les études sont pertinentes pour votre projet (voir la présentation de Sarah Bishop et Hagen-Zanker & Mallett 2013).
Description de l’intervention et méthodologie
Détaillez suffisamment l’intervention proprement dite pour convaincre le lecteur de la faisabilité de votre étude et de la fiabilité de vos futurs résultats. Par exemple, si vous évaluez un programme de transferts monétaires, David McKenzie recommande d’indiquer les critères d’éligibilité, le montant des paiements, la durée du programme, etc. Décrivez également votre protocole de recherche (méthode de randomisation, nombre de bras de traitement, variables de stratification, formation de grappes, etc.), et détaillez le fonctionnement du programme lui-même, de façon à ce que le lecteur comprenne bien qui peut bénéficier du programme, ce qui est proposé aux bénéficiaires, et à quel moment. Pour expliquer au lecteur le fonctionnement d’une intervention complexe, il peut être utile d’utiliser des schémas qui montrent comment l’intervention va être dispensée, à qui, dans quel ordre et à quel moment.
Indiquez également vos hypothèses clés et vos variables d’intérêt principales, en précisant comment vous allez les mesurer. Expliquez par quels mécanismes et pourquoi vous pensez que votre intervention va modifier les résultats finaux, et quels tests vous comptez effectuer pour déterminer si votre intervention repose effectivement sur ces mécanismes. Vous pouvez aussi indiquer comment certains facteurs contextuels, comme le niveau de précipitations dans le cas d’une intervention agricole, sont susceptibles d’influer sur la réussite de votre intervention.
Planification du calendrier
Même si vous ne l’incluez pas dans votre demande de subvention, il peut être utile de créer un diagramme de Gantt pour illustrer à quels moments du cycle de vie du projet vont se dérouler les principales activités. Pour déterminer quand ces activités doivent avoir lieu pour respecter certaines échéances strictes, comme la fin de la subvention, il vous faudra peut-être faire un rétroplanning à partir de la date des échéances en question. Dans certains cas, les activités clés d’une intervention doivent par ailleurs coïncider avec une période spécifique de l’année (par exemple, les récoltes) ou de la vie des sujets (par exemple, lorsqu’un enfant a deux ans).
Il est très utile d’établir un calendrier détaillé des différentes activités. Lorsque vous réfléchissez au moment où les activités vont avoir lieu, gardez à l’esprit les contraintes diverses auxquelles sont soumises la recherche et la mise en œuvre, notamment :
Taille d’échantillon et puissance
La proposition doit être suffisamment détaillée pour permettre au lecteur de reproduire les calculs de puissance décrits dans le document. Il faut donc notamment indiquer la taille d’effet attendue dans le cadre de l’étude et les raisons pour lesquelles elle vous semble adaptée/suffisante, le taux de participation/conformité, la variance, le nombre de grappes, le nombre d’observations par grappe et le coefficient de corrélation intra-grappe. Veillez aussi à prendre en compte vos attentes en matière d’attrition et de taux de réponse aux enquêtes dans vos calculs de puissance, et envisagez d’y inclure une procédure de correction des tests multiples. Si vous prévoyez d’effectuer une analyse de sous-groupes, fournissez les informations nécessaires sur les strates et précisez comment cela affecte vos calculs de puissance.
Mentionnez toutes les hypothèses formulées dans le cadre de votre étude et précisez quelles données vont être utilisées pour effectuer l’analyse. Les demandes de subvention qui s’appuient sur des données provenant d’une étude pilote ou d’une étude similaire au projet envisagé sont plus convaincantes que les informations recueillies dans d’autres études et d’autres contextes. Enfin, expliquez comment les résultats varient en fonction des changements apportés aux paramètres clés, en particulier lorsque les données probantes relatives à la valeur de ces paramètres ne sont pas fiables. Il peut être utile de présenter les résultats des calculs de puissance sous forme de graphique ou de tableau. Ces supports visuels permettent de montrer de façon claire et synthétique comment la puissance varie lorsque la valeur des paramètres clés est modifiée.
Voici quelques ressources pour effectuer des calculs de puissance simples. Notre ressource sur les calculs de puissance contient également des conseils supplémentaires.
Présentation des partenaires
Votre objectif est de démontrer que votre étude est réalisable. Il est donc important de fournir des informations sur vos partenaires, en particulier ceux qui sont essentiels à la réussite du projet (notamment les responsables de la mise en œuvre), et de prouver leur attachement au projet. Ces partenaires devront probablement fournir par ailleurs une lettre de soutien, qui devra être soumise avec la demande de subvention. Pour savoir comment évaluer un partenariat de recherche potentiel, consultez le guide de Research Practice Partnerships sur la structuration d’un partenariat ou notre ressource sur l’évaluation de la viabilité d’un partenariat de recherche.
Plan de communication des résultats
Les résultats de l’étude peuvent notamment être communiqués dans le cadre d’articles scientifiques et de présentations en conférence, de rapports, de notes de politique générale et sous bien d’autres formes encore. Certains bailleurs de fonds ont des exigences spécifiques en ce qui concerne les éléments livrables : pensez à les vérifier et à expliquer comment vous comptez y répondre.
Conseils supplémentaires
Les bailleurs de fonds vous demanderont également de justifier votre budget en détaillant l’ensemble des hypothèses retenues pour chaque poste budgétaire. Voici quelques conseils à ce sujet :
Coût des enquêtes
Le coût des enquêtes (en incluant le suivi de la mise en œuvre et le contrôle de la qualité) doit inclure le salaire des enquêteurs, le coût du matériel et les frais de transport. Il repose sur un certain nombre d’hypothèses, notamment :
Le coût des enquêtes peut notamment inclure :
Frais divers associés au travail sur le terrain
Frais liés au personnel universitaire
Coûts indirects
Ils couvrent les frais généraux et administratifs, comme le loyer des bureaux et les charges, qui sont souvent répartis entre les différents projets. Le calcul des frais généraux pouvant être complexe, il convient de travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière concernée à ce stade du processus de budgétisation.
Les bailleurs de fonds ne permettent pas tous de facturer le même montant au titre des coûts indirects. Le taux maximum dépend généralement du type d’institution (par exemple, université vs. organisme à but non lucratif) et de son implantation (dans un pays développé ou dans un pays en voie de développement). Par exemple, dans le cadre des initiatives de J-PAL, les coûts indirects sont plafonnés à 10 % pour les universités situées dans des pays à revenu élevé et à 15 % pour les universités des pays en développement ou les organismes à but non lucratif, quel que soit leur pays d’implantation. Si vous n’utilisez pas un modèle de demande de subvention fourni par le bailleur de fonds, veillez à bien prendre en compte ces coûts dès le début, car même les coûts indirects les plus faibles (10 %, par exemple) peuvent rapidement s’accumuler. En l’absence de plafonnement, les frais généraux peuvent atteindre des niveaux très élevés. Leur montant peut également varier selon que l’institution reçoit une sous-subvention (ou qu’il s’agit de l’institution principale). Si vos frais généraux dépassent le maximum autorisé par le donateur (par exemple, si le donateur plafonne les frais généraux à 10 % mais que le bureau de mise en œuvre les fixe à 15 %), il vous faudra peut-être budgétiser une partie des frais généraux en tant que coûts directs. Une telle démarche doit être effectuée en concertation avec le responsable financier concerné ou avec le gestionnaire des subventions au sein de l’organisme de mise en œuvre
Les enquêtes à distance nécessitent du matériel spécifique et suivent un calendrier modifié par rapport aux enquêtes en face à face. Le projet de budget doit donc tenir compte de ces différences. Outre les informations présentées ci-dessus, les équipes de recherche doivent inclure les éléments suivants lorsqu’elles établissent le budget d’une enquête à distance :
Dernière modification : 25 novembre 2019
Ces ressources sont le fruit d’un travail collaboratif. Si vous constatez un dysfonctionnement, ou si vous souhaitez suggérer l'ajout de nouveaux contenus, veuillez remplir ce formulaire.
Ce document a été traduit de l’anglais par Marion Beaujard.
Nous remercions James Turitto, Madison Cann et Michael Gibson pour leurs commentaires précieux. Cette ressource a été traduite de l’anglais par Marion Beaujard. Toute erreur est de notre fait.
3ie's Power Calculator (direct download)
49 U.S.C. 40118 (The Fly America Act)
Bishop, Sarah. Revues de littérature.
Cornell’s Sponsored Budget Template
EGAP's Power Calculator
J-PAL Africa's Template Budget Tracker (direct download)
J-PAL's Budget Template (J-PAL internal resource)
J-PAL's Template Gantt Chart
MIT Libraries: How do I find exchange rates?
MIT OSP: Proposal Preparation Checklist
MIT OSP: Proposal Writing Tips and Links
OANDA's Currency Tools
Russel Sage Foundation presentation: What investigators should know about grant-seeking from private institutions