Les demandes de subvention

Le rôle des chercheurs principaux (PI), des chefs de projet (RM) et des assistants de recherche (RA) 

Bien que ce soient les chercheurs principaux qui se chargent de rédiger la demande de subvention, le personnel de recherche, notamment les assistants de recherche et les chefs de projet, peut également participer à la rédaction de la proposition, à l’élaboration du projet de budget et à la gestion de la subvention/du budget. Les responsabilités sont le plus souvent réparties de la manière suivante : 

Chercheurs principaux : Consultez cette check-list et lisez les sections de la présente ressource selon vos besoins. Bien que ce soit généralement l’institution qui reçoit et qui gère les fonds de la subvention, le chercheur principal est responsable en dernier ressort de la conception et de la réalisation des projets de recherche financés, de la rédaction des rapports associés, ainsi que de la gestion financière du projet subventionné, y compris le respect de ses limites budgétaires.

Chefs de projet : Renseignez-vous sur le projet de budget, la gestion du budget et de la subvention et les rapports nécessaires. Le chef de projet peut être appelé à contribuer à la planification de la mise en œuvre du projet (notamment à l’estimation des effectifs prévisionnels et à la planification du calendrier), à prendre une part active à la gestion des fonds de la subvention et à participer à la rédaction du rapport final. Il peut également être chargé de veiller à ce que tous les rôles (des chercheurs principaux, des assistants de recherche et des gestionnaires de subventions) soient clairement définis. 

Assistants de recherche : Bien que les assistants de recherche ne participent généralement pas à la rédaction de la demande de subvention et du projet de budget, il peut leur être demandé de contribuer à la demande de subvention en réalisant une revue de la littérature et en vérifiant les hypothèses budgétaires. Dans la pratique, ils sont souvent responsables de la gestion et de l’exécution de la subvention : ils doivent donc avoir une bonne compréhension des exigences et des attentes liées à la subvention. Les assistants de recherche peuvent également être chargés de préparer des rapports périodiques sur l’avancement du projet, de gérer le budget des opérations sur le terrain, de tenir un registre des dépenses et de s’assurer que les échéances sont respectées. Ils doivent donc avoir une bonne connaissance du calendrier du projet, des livrables, des postes budgétaires, des modalités de paiement et des flux de trésorerie (notamment les tranches, les conditions de paiement, les dates limites de soumission des rapports et les modalités d’engagement des dépenses). Il est important qu’ils connaissent la personne de référence vers qui se tourner en cas de besoin pour chacune de ces tâches. Les assistants de recherche sont invités à lire les sections sur les principes budgétaires, la justification du budget, la gestion des subventions, et la rédaction des rapports (bien que ce soient plutôt les chefs de projet et les chercheurs principaux qui rédigent le rapport annuel et le rapport final, les assistants de recherche peuvent être amenés à y contribuer, par exemple en préparant des tableaux). 

Termes importants

• Subvention principale : La subvention accordée par le bailleur de fonds d’origine. Elle est accompagnée d’une liste d’exigences relatives à la subvention et d’un calendrier des livrables. Notez que certains bailleurs de fonds, dont J-PAL, exigent que le projet ait obtenu l’approbation d’un IRB avant de débloquer les fonds. 
• Organisme principal : Les subventions sont également accordées à une institution « principale », qui est généralement l’établissement de rattachement du chercheur principal. Si, par exemple, les co-chercheurs principaux sont rattachés à d’autres établissements, les fonds seront transférés à ces institutions sous forme de sous-subventions. Dans le cas des subventions attribuées au titre des initiatives de J-PAL, c’est le MIT qui est l’institution principale, des sous-subventions étant ensuite allouées à l’université du chercheur principal ou au bureau de J-PAL ou d’IPA chargé de la mise en œuvre du projet.
• Sous-subventions et sous-traitants : Tiers récipiendaires de fonds provenant d’une subvention principale. Une sous-subvention est attribuée par le bénéficiaire d’une subvention principale et inclut les mêmes éléments que cette dernière. Elle est généralement allouée à un partenaire ou à un organisme dont la contribution au projet est substantielle et qui partage les mêmes objectifs que les chercheurs en ce qui concerne le projet (par exemple, le bureau de J-PAL ou d’IPA chargé de la mise en œuvre du projet). Un sous-traitant est recruté pour remplir une mission plus spécifique. Il peut s’agir, par exemple, d’une entreprise engagée pour réaliser les enquêtes. Parmi les autres acteurs extérieurs, on trouve notamment les fournisseurs et les consultants dont le contrat est limité à un rôle bien précis (par exemple, une agence de traduction ou un traiteur) et qui ne partagent pas nécessairement les mêmes objectifs que ceux du projet. 
• Avantages sociaux : Avantages dont bénéficient les employés, comme l’assurance maladie, qui ne sont pas considérés comme un salaire mais qui font partie des frais de personnel de l’établissement. Lorsqu’on budgétise le temps de travail du personnel (en particulier celui des chercheurs principaux ou des étudiants de troisième cycle), on inclut souvent les avantages sociaux.
• Frais généraux : Dépenses nécessaires au fonctionnement du bureau ou de l’institution qui reçoit la subvention. Ces dépenses incluent le loyer, les factures de téléphone et d’Internet, les frais administratifs et tous les autres frais qui ne sont pas attribuables à un projet particulier. Les institutions ont généralement un taux fixe de frais généraux qui est automatiquement inclus dans le budget de la subvention. Il arrive que ce taux soit plafonné par le bailleur de fonds. Par exemple, le MIT facture 60,5 % de frais généraux sur le total des coûts directs, à moins que le bailleur de fonds n’ait fixé un plafond. Pour tous les projets financés par J-PAL, les frais généraux sont plafonnés à 10 % (si le projet est mené par une université située dans un pays à revenu élevé) ou à 15 % (s’il est mené par une université située dans un pays à revenu faible ou moyen, ou par un organisme indépendant à but non lucratif comme IPA).
• Tranches : Les fonds de la subvention ne sont pas forcément versés en une seule fois, mais sont parfois répartis en plusieurs tranches versées à des dates définies à l’avance. Notez que les politiques en matière de versement par tranches et de dépenses varient d’un établissement à l’autre. Pour en savoir plus, voir ci-dessous.

• Protocole d’accord (MoU) : Accord (qui n’est généralement pas juridiquement contraignant) signé par deux ou plusieurs parties pour définir la nature de leur relation. Le protocole d’accord peut contenir des informations sur les responsabilités respectives des différentes parties. Par exemple, le protocole d’accord entre J-PAL et IPA détaille les accords conclus entre les deux organisations en matière de communication, d’emplacement des bureaux, d’initiatives de recherche et de formation du personnel de recherche.

Avant de commencer à rédiger votre demande de subvention :

1. Assurez-vous que le projet et l’équipe de recherche remplissent bien tous les critères d’éligibilité de la subvention à laquelle vous candidatez. Si ce n’est pas le cas, il est préférable de soumettre plusieurs demandes de subvention.
   • De même, veillez à bien identifier les priorités du bailleur de fonds (notamment les domaines thématiques ou les pays qu’il privilégie) ainsi que ses critères de sélection.
2. Vérifiez les différentes échéances qui s’appliquent. Les procédures de demande de financement comportent souvent plusieurs volets qui sont soumis à des échéances distinctes, comme la manifestation d’intérêt et la demande de financement complète. 
3. Contactez le service chargé des subventions au sein de votre université (et le personnel administratif compétent, comme le service des finances et des opérations si vous travaillez avec J-PAL) afin de déterminer ce qui doit être approuvé, par qui, et quelles sont les échéances à respecter en interne. Les partenaires et l’institution principale souhaitent généralement passer en revue le budget et les activités envisagées avant la soumission de la demande : veillez donc à prendre en compte le délai nécessaire lorsque vous réfléchissez au calendrier de préparation de votre demande de subvention. Les délais peuvent varier d’un établissement à l’autre : par exemple, le MIT demande un minimum de 5 jours ouvrables pour pouvoir « assurer en totalité et de façon exhaustive l’examen, l’approbation et la soumission » d’une proposition de recherche et d’un projet de budget. Cependant, la subvention doit également être approuvée par d’autres instances (comme le directeur des finances et des opérations de J-PAL et le département des sciences humaines, des arts et des sciences sociales du MIT). Veillez donc à prévoir le temps nécessaire à l’obtention de ces autorisations supplémentaires.
4. Préparez les contrats de sous-traitance, les sous-subventions, les protocoles d’accord, les lettres de soutien et autres documents justificatifs.
   • La demande devra inclure des lettres de soutien de tous les partenaires clés (c’est-à-dire les responsables de la mise en œuvre ou tout organisme recevant une sous-subvention, mais PAS les consultants ou les prestataires engagés pour une mission spécifique). Il est important de mettre en place des accords avec tous les organismes qui vont recevoir une sous-subvention ou dont la collaboration est essentielle à la réussite du projet. Un protocole d’accord doit notamment être signé entre l’établissement principal et l’organisme de mise en œuvre (par exemple le bureau local de J-PAL ou d’IPA). 

Si possible, procurez-vous un exemple de demande de financement ayant réussi à obtenir une subvention dont les exigences sont similaires à celle à laquelle vous postulez (en particulier en termes de longueur et de domaine thématique). Cela vous donnera une idée du style rédactionnel, du niveau de détail, de la mise en forme et du contenu qui ont poussé les donateurs à retenir cette demande

Les demandes de subvention de recherche comportent généralement des sections spécifiques associées à un certain nombre de questions auxquelles vous devrez répondre. Vérifiez que ces sections correspondent bien à la subvention que vous sollicitez, que vous avez fourni toutes les informations demandées dans chaque section et que votre présentation reflète bien les priorités du bailleur de fonds et de l’appel à propositions auquel vous répondez. Les informations demandées dans le cadre des demandes de subvention sont généralement les suivantes :

• Un exposé des motivations de la recherche ou du problème abordé
• La ou les question(s) de recherche
• La contribution du projet à la littérature
• Une description de l’intervention
• La méthodologie adoptée
• Une présentation des partenaires 
• Un plan de communication des résultats

Certains donateurs fournissent un formulaire-type de demande de subvention, avec des instructions concernant la longueur et le contenu requis pour chaque section. Si c’est le cas, suivez ce modèle et veillez à respecter toutes les instructions. Si le donateur ne fournit pas de modèle, la demande doit tout de même inclure les éléments énumérés ci-dessus. Elle doit être adaptée au bailleur de fonds et démontrer que vous êtes en mesure de poser une question de recherche claire et que l’étude que vous proposez permettra d’y répondre.

Exposé des motivations de la recherche ou du problème abordé

Commencez votre demande par un énoncé clair du problème qui motive la recherche. Cet énoncé doit être succinct, aller directement à l’essentiel et exprimer une certaine urgence.

La question de recherche

Formulez explicitement votre question en la replaçant dans le contexte de la littérature existante et du domaine concerné. La question en elle-même doit être compréhensible et convaincante pour des chercheurs extérieurs à votre sous-discipline et, le cas échéant, pour la communauté politique (voir l’article de blog de Blattman). Elle doit être suffisamment ciblée et spécifique pour que vous puissiez y répondre dans le cadre du projet envisagé et doit s’inscrire clairement dans le périmètre de l’appel à projets.

Contribution à la littérature

Comme dans un article scientifique, la revue de littérature d’une demande de subvention doit replacer votre question de recherche dans son contexte et montrer que l’étude que vous proposez vient combler des lacunes importantes. Pour ce faire, il vous faut 1) montrer que vous connaissez bien la littérature relative à votre sujet d’étude en citant les articles importants et 2) identifier clairement les lacunes en expliquant comment votre étude va permettre de les combler. Vous pouvez notamment mettre en évidence les faiblesses méthodologiques des études existantes, le cas échéant.

Pour savoir quelles études inclure dans votre revue de littérature, vous pouvez vous rapprocher des meilleurs chercheurs de votre domaine, de groupes de réflexion réputés ou d’autres organismes de recherche, et consulter les revues à comité de lecture ainsi que des bases de données (comme par exemple EBSCO, EconLit, Science Direct). Pour identifier les articles pertinents dans le cadre de votre proposition de recherche, cherchez des études qui répondent à la même question de recherche que la vôtre ou à une question similaire, ou bien qui apportent des éléments à l’appui de votre théorie ou de votre méthodologie. Tenez compte du contexte, notamment du lieu, de l’année de l’étude et de la population étudiée pour déterminer si les études sont pertinentes pour votre projet (voir la présentation de Sarah Bishop et Hagen-Zanker & Mallett 2013).

Description de l’intervention et méthodologie

Détaillez suffisamment l’intervention proprement dite pour convaincre le lecteur de la faisabilité de votre étude et de la fiabilité de vos futurs résultats. Par exemple, si vous évaluez un programme de transferts monétaires, David McKenzie recommande d’indiquer les critères d’éligibilité, le montant des paiements, la durée du programme, etc. Décrivez également votre protocole de recherche (méthode de randomisation, nombre de bras de traitement, variables de stratification, formation de grappes, etc.), et détaillez le fonctionnement du programme lui-même, de façon à ce que le lecteur comprenne bien qui peut bénéficier du programme, ce qui est proposé aux bénéficiaires, et à quel moment. Pour expliquer au lecteur le fonctionnement d’une intervention complexe, il peut être utile d’utiliser des schémas qui montrent comment l’intervention va être dispensée, à qui, dans quel ordre et à quel moment.

Indiquez également vos hypothèses clés et vos variables d’intérêt principales, en précisant comment vous allez les mesurer. Expliquez par quels mécanismes et pourquoi vous pensez que votre intervention va modifier les résultats finaux, et quels tests vous comptez effectuer pour déterminer si votre intervention repose effectivement sur ces mécanismes. Vous pouvez aussi indiquer comment certains facteurs contextuels, comme le niveau de précipitations dans le cas d’une intervention agricole, sont susceptibles d’influer sur la réussite de votre intervention.

Planification du calendrier

Même si vous ne l’incluez pas dans votre demande de subvention, il peut être utile de créer un diagramme de Gantt pour illustrer à quels moments du cycle de vie du projet vont se dérouler les principales activités. Pour déterminer quand ces activités doivent avoir lieu pour respecter certaines échéances strictes, comme la fin de la subvention, il vous faudra peut-être faire un rétroplanning à partir de la date des échéances en question. Dans certains cas, les activités clés d’une intervention doivent par ailleurs coïncider avec une période spécifique de l’année (par exemple, les récoltes) ou de la vie des sujets (par exemple, lorsqu’un enfant a deux ans).

Il est très utile d’établir un calendrier détaillé des différentes activités. Lorsque vous réfléchissez au moment où les activités vont avoir lieu, gardez à l’esprit les contraintes diverses auxquelles sont soumises la recherche et la mise en œuvre, notamment :

• Les échéances de l’IRB
• Les échéances fixées par votre université, en particulier si vous pensez que votre étude devra faire l’objet d’un examen complet par le comité. Prévoyez du temps pour l’approbation de votre protocole par l’IRB.
• Le calendrier universitaire : les chercheurs principaux (et les étudiants qui travaillent comme assistants de recherche) auront plus de temps à consacrer à la recherche pendant les mois d’été.
• Le temps nécessaire au recrutement et à la formation des assistants de recherche et du personnel de terrain.
  • Le droit du travail varie d’un pays à l’autre, et il est important de tenir compte de la législation locale à cet égard. Le bureau local de J-PAL ou d’IPA (ou l’organisme indépendant chargé de l’enquête si vous ne travaillez pas avec J-PAL ou IPA) vous aidera à vous assurer que les procédures de recrutement respectent la réglementation locale. Il pourra aussi vous aider à vous familiariser avec les réglementations qui s’appliquent aux activités envisagées. 
• Les saisons et le calendrier local : par exemple, il vaut mieux éviter de mener une intervention visant à accroître l’assiduité des enseignants en dehors des périodes scolaires, ou de collecter des données sur les récoltes avant la récolte.
  • Certaines périodes de l’année posent un certain nombre de problèmes logistiques (comme les routes parfois détruites pendant la saison des pluies), qui sont susceptibles de retarder les enquêtes ou la mise en œuvre des programmes.
• Les événements qui rendent la situation dangereuse ou qui risquent d’affecter la qualité des données : par exemple, dans de nombreux pays, les élections peuvent être source de conflits. 
• Les congés locaux, y compris les jours fériés.

Taille d’échantillon et puissance

La proposition doit être suffisamment détaillée pour permettre au lecteur de reproduire les calculs de puissance décrits dans le document. Il faut donc notamment indiquer la taille d’effet attendue dans le cadre de l’étude et les raisons pour lesquelles elle vous semble adaptée/suffisante, le taux de participation/conformité, la variance, le nombre de grappes, le nombre d’observations par grappe et le coefficient de corrélation intra-grappe. Veillez aussi à prendre en compte vos attentes en matière d’attrition et de taux de réponse aux enquêtes dans vos calculs de puissance, et envisagez d’y inclure une procédure de correction des tests multiples. Si vous prévoyez d’effectuer une analyse de sous-groupes, fournissez les informations nécessaires sur les strates et précisez comment cela affecte vos calculs de puissance.

Mentionnez toutes les hypothèses formulées dans le cadre de votre étude et précisez quelles données vont être utilisées pour effectuer l’analyse. Les demandes de subvention qui s’appuient sur des données provenant d’une étude pilote ou d’une étude similaire au projet envisagé sont plus convaincantes que les informations recueillies dans d’autres études et d’autres contextes. Enfin, expliquez comment les résultats varient en fonction des changements apportés aux paramètres clés, en particulier lorsque les données probantes relatives à la valeur de ces paramètres ne sont pas fiables. Il peut être utile de présenter les résultats des calculs de puissance sous forme de graphique ou de tableau. Ces supports visuels permettent de montrer de façon claire et synthétique comment la puissance varie lorsque la valeur des paramètres clés est modifiée.

Voici quelques ressources pour effectuer des calculs de puissance simples. Notre ressource sur les calculs de puissance contient également des conseils supplémentaires.

• EGAP Power Calculator : un outil de calcul intuitif, indépendant de toute plateforme, mais aux fonctionnalités limitées
• 3ie Power Calculator (téléchargement direct en .xls) : moins intuitif mais avec des fonctionnalités plus étendues
• Etude de cas sur la puissance tirée de la formation de J-PAL sur l’Evaluation des Programmes Sociaux : une introduction aux calculs de puissance

Présentation des partenaires

Votre objectif est de démontrer que votre étude est réalisable. Il est donc important de fournir des informations sur vos partenaires, en particulier ceux qui sont essentiels à la réussite du projet (notamment les responsables de la mise en œuvre), et de prouver leur attachement au projet. Ces partenaires devront probablement fournir par ailleurs une lettre de soutien, qui devra être soumise avec la demande de subvention. Pour savoir comment évaluer un partenariat de recherche potentiel, consultez le guide de Research Practice Partnerships sur la structuration d’un partenariat ou notre ressource sur l’évaluation de la viabilité d’un partenariat de recherche. 

Plan de communication des résultats

Les résultats de l’étude peuvent notamment être communiqués dans le cadre d’articles scientifiques et de présentations en conférence, de rapports, de notes de politique générale et sous bien d’autres formes encore. Certains bailleurs de fonds ont des exigences spécifiques en ce qui concerne les éléments livrables : pensez à les vérifier et à expliquer comment vous comptez y répondre.

Conseils supplémentaires

• Utilisez un langage adapté à votre public : si vous savez que votre demande de subvention va être lue par des experts du domaine (par exemple, s’il s’agit d’une subvention allouée dans le cadre d’une initiative de J-PAL), vous pouvez utiliser des termes techniques. En revanche, si vous écrivez pour un public de non-spécialistes, adressez votre texte à un lecteur intelligent qui ignore les termes techniques et autres spécificités de votre domaine de recherche (et évitez tout jargon). 
• Utilisez la voix active autant que possible : par exemple, évitez les formulations comme « les moustiquaires seront distribuées à partir du 1er mars », qui peut être remplacée par « nos partenaires distribueront les moustiquaires à partir du 1er mars ». 
• Relisez bien votre demande de subvention avant de la soumettre. 
• Si possible, demandez à quelqu’un qui n’a pas participé à la rédaction de la demande de la relire pour en vérifier l’orthographe et la grammaire, ainsi que le contenu (en particulier les points qui manquent de clarté pour quelqu’un qui ne connaît pas le projet envisagé). Si la demande est destinée à des non-spécialistes, il faut idéalement que ce relecteur ne soit pas non plus un expert du domaine, de façon à pouvoir signaler les points qui méritent d’être expliqués plus en détail pour les non-spécialistes.
• Envisagez d’aborder la question des risques dans votre demande. Il peut s’agir aussi bien de risques financiers (qui peuvent être abordés implicitement ou explicitement dans le budget) que d’événements susceptibles de compromettre le bon déroulement de l’étude (pandémie, conflits sociaux à grande échelle, etc.). Si vous travaillez dans un contexte où de tels événements sont probables, envisagez de mettre au point un plan d’action pour limiter ces risques si possible, et joignez-le à votre demande de subvention.

Principes budgétaires

• Le coût total de votre projet inclut à la fois le coût des enquêtes (salaires du personnel de terrain, frais de transport, matériel, etc.), les frais divers liés au travail sur le terrain (comme la location de bureaux sur place), les frais liés au personnel universitaire (par exemple les frais de déplacement du chercheur principal) et les coûts indirects (frais généraux et avantages sociaux). Vous trouverez davantage de détails à ce sujet plus bas.
  • Pour le personnel et les membres affiliés de J-PAL : Pour plus d’informations, veuillez vous référer au modèle de budget mis au point par J-PAL. Voir également le modèle de calendrier de projet de J-PAL Asie du Sud, qui pourra vous servir de guide au cours du processus de planification.
• Prévoyez des jours de réserve et une certaine marge de flexibilité dans le budget pour faire face aux frais imprévus qui ne manqueront pas de survenir. En d’autres termes, il est préférable de surestimer les coûts et le temps de travail nécessaires à la réalisation des activités sur le terrain, dans la mesure du possible.
  • Prévoyez des heures de travail supplémentaires si le concept est encore relativement méconnu (par exemple, si vous testez une nouvelle méthode), si vous travaillez dans une nouvelle zone géographique où ni vous, ni l’équipe chargée de l’enquête, ni le partenaire de mise en œuvre n’avez jamais travaillé auparavant, ou si vous collaborez avec de nouveaux partenaires (qu’il s’agisse de l’équipe chargée de l’enquête ou du partenaire de mise en œuvre).
  • Prévoyez un budget pour remplacer le matériel cassé (ce qui ne manquera pas d’arriver).
• De façon générale, il est important de surveiller attentivement les dépenses qui sont suffisamment éloignées dans le temps pour que leur coût soit susceptible d’évoluer. Par exemple, les activités d’enquête ne débutent souvent que plusieurs mois après la rédaction du projet de budget dans le cadre de la demande de subvention. Pendant cette période, il est possible que le salaire du personnel augmente (notamment du fait de l’ajustement au coût de la vie). 
  • Si vous budgétisez à la fois une enquête initiale et une enquête finale, et qu’il s’écoule un laps de temps important entre les deux, il peut être judicieux de tenir compte de l’inflation dans votre estimation du coût de l’enquête finale. Aux États-Unis, on applique généralement un taux d’inflation de 3 % pour ce type de projections. Le taux d’inflation varie cependant d’un pays à l’autre et devra être vérifié à l’avance auprès du gestionnaire des subventions.
• Faites preuve de prudence dans vos estimations des taux de change : n’utilisez pas le taux de change actuel, mais une moyenne à long terme (sur 6 mois, par exemple). Votre établissement dispose probablement d’un outil de calcul du taux de change, mais vous pouvez aussi utiliser OANDA ou consulter les liens qui figurent ici.
• Le budget doit refléter ce qui est décrit dans le périmètre du projet et la proposition de recherche.
• Si votre projet est mis en œuvre par J-PAL ou IPA, le bureau de mise en œuvre vous aidera à élaborer votre budget. Ce dernier suit généralement le modèle fourni par le bailleur de fonds ou un modèle de J-PAL/IPA (le cas échéant).
• Renseignez-vous sur la politique de votre établissement en matière de commande et de paiement. De nombreuses institutions imposent en effet de recourir à une procédure de marché public (un appel d’offres ouvert) pour tout achat de biens ou de services d’un montant élevé (plus de 10 000 dollars, par exemple). Des restrictions supplémentaires peuvent également être imposées concernant le paiement de certains fournisseurs, des assurances automobiles, des déplacements à l’étranger, etc. Ces restrictions variant d’un établissement à l'autre, il est important de se renseigner lorsque vous planifiez le budget et le calendrier du projet.
• La première version d’un budget doit être très détaillée. Cela contribue à la précision du budget en garantissant que tous les coûts sont pris en compte. Cela permet également d’ajuster plus facilement les hypothèses et les prix de manière à voir exactement ce qui change, et pourquoi. Ce budget aidera les assistants de recherche, les chefs de projet et les chercheurs principaux à visualiser tous les éléments qui entrent en jeu dans la mise en œuvre du projet. Une fois que vous aurez établi le budget pour l’ensemble du projet, vous pourrez regrouper plusieurs sous-catégories budgétaires de façon à ce qu’elles correspondent au modèle de budget fourni par le donateur. Par exemple, dans votre budget interne détaillé, il peut être utile de décomposer les frais de transport en différentes catégories, comme les frais de location de véhicules, de carburant, d’assurance et de parking. En revanche, dans le budget destiné au donateur, vous pouvez vous contenter d’une seule catégorie pour l’ensemble des frais de transport.
  • Cette approche peut également vous aider à déterminer si des frais supplémentaires sont à prévoir pour certains achats, par exemple des frais administratifs pour la location de voitures, des frais de livraison pour certains achats de fournitures, etc.
• La plupart des projets font des demandes de financement auprès de plusieurs donateurs. Si c’est votre cas, il peut être intéressant de mettre en place un système vous permettant de suivre la répartition de vos dépenses entre les différentes demandes de financement. Si vous avez besoin de demander des financements supplémentaires par la suite, ou si certaines de vos demandes sont rejetées, ce système vous permettra d’identifier les postes pour lesquels vos ressources sont insuffisantes sans avoir à réexaminer chaque demande individuellement. Vous pouvez par exemple utiliser le modèle de suivi budgétaire de J-PAL Afrique. 
• Lorsque vous créez un budget, prenez le temps de vérifier que le document est très simple à modifier et qu’il minimise le risque d’erreur humaine. 
  • Si vous faites référence à une valeur provenant d’une autre feuille de calcul, utilisez les fonctions RECHERCHE, SOMME.SI ou INDEX et EQUIV plutôt que de référencer manuellement la cellule. Le document Sponsored Budget Template publié par Cornell propose un modèle de création de budget dans Excel. 
  • Mettez en place des contrôles pour vous assurer de bien faire la somme de tous les postes budgétaires d’une sous-catégorie donnée.
  • Si vous insérez un lien vers un onglet dédié aux hypothèses, faites bien attention de ne modifier que cet onglet et non l’ensemble du modèle de budget. 

Justification du budget

Les bailleurs de fonds vous demanderont également de justifier votre budget en détaillant l’ensemble des hypothèses retenues pour chaque poste budgétaire. Voici quelques conseils à ce sujet :

• Fournissez des estimations budgétaires suffisamment détaillées pour permettre au lecteur de comprendre facilement comment les totaux ont été calculés et comment les différents montants peuvent être amenés à évoluer si nécessaire (par exemple, si la taille de l’échantillon devait augmenter). Par exemple, pour les frais liés aux enquêteurs, votre justification budgétaire doit inclure le taux de rémunération journalier des enquêteurs, le nombre d’enquêteurs recrutés et le nombre de jours de travail effectués par chaque enquêteur.
  • Incluez TOUS les coûts : l’élaboration du budget doit se faire parallèlement à la planification de la mise en œuvre de l’enquête.
  • Votre justification doit décrire le projet de façon à ce qu’un contrôleur de gestion (ou un bailleur de fonds) puisse le lire sans avoir besoin de vous demander des précisions supplémentaires.
• Réfléchissez au caractère acceptable et raisonnable de vos prévisions budgétaires. Si le budget est trop exorbitant, ou si les coûts ne sont pas clairement justifiés, les donateurs risquent de se poser des questions. Ce qu’ils veulent savoir avant tout, c’est que leur argent va être dépensé à bon escient. La justification des coûts doit être suffisamment détaillée, sans être trop longue. Si vous travaillez avec un bureau de J-PAL ou d’IPA, ceux-ci disposent souvent de clauses types concernant les avantages sociaux et les frais généraux.
  • Le personnel local, en particulier les assistants de recherche et les chefs de projet, doit relire les hypothèses budgétaires pour vérifier qu’elles sont raisonnables (par exemple, que le nombre prévu d’enquêtes à réaliser par jour semble réaliste compte tenu de la longueur de l’enquête, des temps de trajet, etc.)

Sections individuelles du budget

Coût des enquêtes

Le coût des enquêtes (en incluant le suivi de la mise en œuvre et le contrôle de la qualité) doit inclure le salaire des enquêteurs, le coût du matériel et les frais de transport. Il repose sur un certain nombre d’hypothèses, notamment :

• Le nombre total d’enquêtes
• Le nombre d’enquêteurs et de superviseurs (y compris le nombre d'enquêteurs par superviseur)
• Le nombre de jours passés sur chaque site
• Le nombre d’enquêtes par personne et par jour
• Le temps consacré à la formation du personnel, qui nécessite de prendre en compte les mêmes considérations concernant le nombre d’enquêteurs et de superviseurs et le nombre de jours passés sur chaque site. Le coût varie également selon le lieu où se déroule la formation et son accessibilité par les transports en commun
• Le nombre de jours ou de sessions de débriefing
• Le nombre de jours de réserve en cas d’imprévu, comme des intempéries ou tout autre événement inattendu (par exemple des manifestations)
• Les jours de congé ou les primes pour les enquêteurs
• Le coût du pilotage de l’enquête
• Collecte de données numérique vs. au format papier

Le coût des enquêtes peut notamment inclure :

• Les salaires de l’équipe de terrain, sur la base des hypothèses mentionnées ci-dessus. Ce poste devrait normalement représenter la majeure partie de vos coûts. Notez que certains donateurs ne prennent pas en charge les coûts liés au personnel international.
• Les appareils électroniques, tels que les tablettes pour les enquêteurs (pour la collecte de données numérique), les appareils GPS ou les ordinateurs portables pour les assistants de recherche
• La saisie des données (si les enquêtes se font sur papier)
• Les frais de transport de l’équipe chargée de l’enquête
  • En cas de location de véhicules ou de motos : frais de location, frais de carburant, salaire des chauffeurs, assurance, frais de réparation, casques (pour les motos). Notez que ces coûts sont plus élevés dans les régions qui ne sont pas facilement accessibles par les transports en commun ainsi que dans celles où les transports peuvent être dangereux à certaines heures.
• Tout équipement loué ou acheté, comme des balances pour les enquêtes de santé ou autres instruments de mesure
• L’ensemble du matériel et des ressources comme les listes imprimées, les parapluies, les stylos, les casques si vous utilisez des motos, ou encore l’identité visuelle si les enquêteurs reçoivent des t-shirts ou des gilets permettant de les identifier dans le cadre de leurs fonctions. 
  • Prévoyez toujours un budget supérieur à ce qui vous semble nécessaire pour les fournitures de bureau et les impressions : on a souvent besoin de choses que l’on n’a pas prévues à l’avance (et les stylos se perdent très facilement).
• Contrôle de la qualité : frais de traduction et de rétro-traduction ; coût des visites supplémentaires et du suivi (pour les répondants manquants) ; opérations de contrôle de la qualité conformes aux bonnes pratiques de J-PAL, comme les back-checks sur 10 % des enquêtes, la double saisie des données pour les enquêtes papier, etc.
• Coûts de suivi (incluant à la fois le suivi des enquêtes, notamment par le biais de contrôles inopinés, de back-checks, etc., et le suivi de la mise en œuvre)
• Coûts liés à l’établissement des listes de recensement (si nécessaire), incluant le salaire des enquêteurs, les frais de transport, etc.
• Travaux qualitatifs comme les groupes de discussion
• Indemnisation des répondants (préférez le terme d’« indemnisation » à celui de « don », auquel certains bailleurs de fonds sont opposés)
• Frais de communication (crédit téléphonique, par exemple)
• Mise en œuvre : la mise en œuvre de votre projet spécifique peut également générer des coûts supplémentaires. Par exemple, si vous prévoyez d’envoyer des SMS ou d’offrir des incitations dans le cadre de votre projet, cela risque d’occasionner des frais, qui doivent donc être inscrits dans votre budget. Les frais généraux de mise en œuvre du programme, notamment ceux qui seraient engagés par l’organisme de mise en œuvre même en l’absence d’étude (comme les frais de mise en œuvre d’un programme éducatif dans les écoles) ne sont généralement pas couverts par la subvention.
• Le logiciel SurveyCTO, ou autre logiciel d’enquête similaire. Veillez à prévoir un budget de plusieurs mois avant et après la période de travail sur le terrain afin d’avoir le temps de programmer votre enquête, de pouvoir accéder aux données brutes à l’issue de l’enquête et de pouvoir éventuellement procéder à des collectes de données supplémentaires. 

Frais divers associés au travail sur le terrain

• La location de bureaux sur le terrain, qui peut également nécessiter des frais de réparation et d’entretien.
• Le personnel du bureau local : si vous travaillez avec un bureau de J-PAL ou d’IPA, celui-ci prévoira un budget pour le personnel chargé de vous aider à gérer le projet (par exemple un assistant de recherche, un chef de projet local et un responsable financier), ainsi que pour la supervision et le suivi sur place. Notez que pour les employés salariés, vous devrez inclure le salaire annuel et le temps consacré au projet (en % d’équivalent temps plein, ou ETP). Si le projet se déroule sur une longue période, il peut être judicieux de prévoir un budget pour les promotions ou l’ajustement des salaires au coût de la vie.
• Les frais bancaires (par exemple pour le retrait de sommes importantes sur un compte étranger)
• Les frais de réunion du bureau local
• Santé et sécurité : trousses de secours et formation aux premiers secours, bombes lacrymogènes si les enquêteurs sont amenés à travailler dans des zones dangereuses, etc.
• Assistance locale : Il est possible vous deviez faire appel à des groupes de surveillance de quartier pour assurer la sécurité du personnel sur le terrain, ou payer quelqu’un pour se tenir à la disposition de la communauté et intervenir en cas de problème de sécurité. Il est également possible que vous deviez faire appel à des membres de la communauté locale pour d’autres tâches, par exemple pour prélever des échantillons de sol ou localiser certains ménages. Bien que les indemnités versées soient souvent modestes, elles peuvent finir par représenter une somme importante.

Frais liés au personnel universitaire

• Salaire et avantages sociaux du chercheur principal : Certains fonds des initiatives de J-PAL ne permettent pas d’inclure le salaire des chercheurs principaux dans le budget. Pour les autres subventions, le budget inclut généralement un mois de salaire du chercheur principal. Il arrive également que l’on puisse inclure les avantages sociaux. Comme indiqué plus haut, si le projet se déroule sur une longue période, il peut être utile de prévoir un budget pour les promotions ou l’ajustement du salaire au coût de la vie. Voir la remarque sur l’ETP ci-dessus.
• Doctorant ou assistant de recherche basé à l’université : Si vous ne travaillez pas avec J-PAL ou IPA, vous devez prévoir un budget pour le personnel qui va vous aider à gérer votre projet. Il s’agit souvent d’un doctorant qui veillera à ce que le lancement des enquêtes se déroule dans de bonnes conditions, notamment en supervisant la formation des enquêteurs, et qui contrôlera la qualité de la collecte des données. Le budget inclut généralement le coût du recrutement d’un étudiant en tant qu’assistant de recherche (salaire et frais de scolarité). Comme indiqué ci-dessus, il vous faudra peut-être prévoir un budget pour les promotions (peu probable) ou l’ajustement du salaire au coût de la vie (plus probable). Voir la remarque sur l’ETP ci-dessus.
• Déplacements : Vous devez prévoir un budget pour les frais de déplacement du chercheur principal, et éventuellement de son assistant de recherche universitaire. Détaillez le nombre de voyages, le coût des vols et autres trajets, la durée des déplacements, les frais d’hébergement et les indemnités journalières. Consultez les directives du donateur pour connaître sa politique en matière de déplacements à l’étranger, etc. Par exemple, l’USAID n’autorise pas les voyages internationaux sans autorisation écrite, à moins qu’ils ne fassent partie du budget approuvé initialement : il est donc utile d’établir un budget pour ces voyages le plus tôt possible. En outre, les subventions financées par le gouvernement américain (y compris l’USAID) sont soumises au Fly America Act, qui stipule que les voyages internationaux financés par ce type de subvention doivent être effectués par un transporteur aérien américain (à quelques exceptions près). Ces dispositions étant susceptibles de réduire la flexibilité des voyages et d’en augmenter le coût, il est important d’en tenir compte dans le budget.
• Formation du personnel de J-PAL
• Transports et communication : pour permettre aux assistants de recherche et aux chefs de projet de se rendre aux réunions et de communiquer avec les partenaires
• Abonnements : Dropbox, licences Stata, Zapier, etc. pour les assistants de recherche et les chefs de projet

Coûts indirects

Ils couvrent les frais généraux et administratifs, comme le loyer des bureaux et les charges, qui sont souvent répartis entre les différents projets. Le calcul des frais généraux pouvant être complexe, il convient de travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière concernée à ce stade du processus de budgétisation.

Les bailleurs de fonds ne permettent pas tous de facturer le même montant au titre des coûts indirects. Le taux maximum dépend généralement du type d’institution (par exemple, université vs. organisme à but non lucratif) et de son implantation (dans un pays développé ou dans un pays en voie de développement). Par exemple, dans le cadre des initiatives de J-PAL, les coûts indirects sont plafonnés à 10 % pour les universités situées dans des pays à revenu élevé et à 15 % pour les universités des pays en développement ou les organismes à but non lucratif, quel que soit leur pays d’implantation. Si vous n’utilisez pas un modèle de demande de subvention fourni par le bailleur de fonds, veillez à bien prendre en compte ces coûts dès le début, car même les coûts indirects les plus faibles (10 %, par exemple) peuvent rapidement s’accumuler. En l’absence de plafonnement, les frais généraux peuvent atteindre des niveaux très élevés. Leur montant peut également varier selon que l’institution reçoit une sous-subvention (ou qu’il s’agit de l’institution principale). Si vos frais généraux dépassent le maximum autorisé par le donateur (par exemple, si le donateur plafonne les frais généraux à 10 % mais que le bureau de mise en œuvre les fixe à 15 %), il vous faudra peut-être budgétiser une partie des frais généraux en tant que coûts directs. Une telle démarche doit être effectuée en concertation avec le responsable financier concerné ou avec le gestionnaire des subventions au sein de l’organisme de mise en œuvre

Les enquêtes à distance nécessitent du matériel spécifique et suivent un calendrier modifié par rapport aux enquêtes en face à face. Le projet de budget doit donc tenir compte de ces différences. Outre les informations présentées ci-dessus, les équipes de recherche doivent inclure les éléments suivants lorsqu’elles établissent le budget d’une enquête à distance : 

• Matériel et ressources : Outre les appareils utilisés pour les enquêtes en face à face, le budget des enquêtes à distance doit inclure des écouteurs, des tablettes et des cartes SIM, ainsi que du crédit téléphonique. L’équipe de recherche peut aussi envisager d’utiliser une plateforme de masquage des numéros, en particulier si les enquêteurs passent des appels depuis leur téléphone personnel. 
• Formation des enquêteurs : Les enquêtes à distance nécessitent souvent des jours de formation supplémentaires par rapport aux enquêtes en face à face. Pour plus d’informations, voir la ressource de J-PAL Asie du Sud sur la budgétisation des enquêtes pendant la pandémie de Covid-19. L’équipe de recherche peut également prévoir un budget pour le recrutement de superviseurs supplémentaires chargés de chapeauter plusieurs enquêteurs en vérifiant le journal des appels, en écoutant les appels, etc., ainsi que des heures de travail supplémentaires pour les chefs de projet afin d’assurer la formation complémentaire des enquêteurs. 

• Productivité : Il faudra peut-être ajuster votre estimation de la productivité des enquêteurs. En effet, bien que les enquêtes téléphoniques soient généralement plus courtes que les enquêtes en face à face, les enquêteurs doivent parfois appeler les répondants à plusieurs reprises avant de réussir à les joindre. En outre, si vous cherchez à joindre une personne spécifique (parent, chef de ménage) pour répondre à l’enquête, votre estimation doit en tenir compte, car les enquêteurs devront peut-être s’y reprendre à plusieurs fois avant de réussir à avoir cette personne au téléphone. Par ailleurs, le taux de réussite des enquêteurs risque d’être plus faible à certains moments de la journée, ce qui peut rallonger la durée de l’enquête. Pour plus d’informations, voir la ressource de J-PAL Asie du Sud sur la budgétisation des enquêtes pendant la pandémie de Covid-19.

Dernière modification : 25 novembre 2019

Ces ressources sont le fruit d’un travail collaboratif. Si vous constatez un dysfonctionnement, ou si vous souhaitez suggérer l'ajout de nouveaux contenus, veuillez remplir ce formulaire.

Ce document a été traduit de l’anglais par Marion Beaujard.