Gestion des subventions et du budget

La plupart des universités et des organismes à but non lucratif américains ont un gestionnaire des subventions spécialement chargé de gérer le budget de la subvention. Que ce soit ou non le cas, il est important de définir clairement les rôles et responsabilités, en identifiant notamment les personnes chargées de gérer la subvention et le budget ou de communiquer avec le gestionnaire des subventions et les chercheurs principaux. Les assistants de recherche et les autres membres du personnel de terrain sont généralement les premiers à être informés en cas de retard sur le projet, de divergence entre les coûts prévus et les coûts réels, etc. Il est donc important de mettre en place un système de remontée de ces informations (et d’en informer les personnes concernées). 

Il est également essentiel de communiquer régulièrement avec la personne chargée de gérer la subvention afin d’éviter de rater des échéances importantes et de s’assurer que les dépenses restent bien dans les limites du budget (ou de les ajuster si nécessaire). Qu’il y ait ou non un gestionnaire des subventions, le personnel de terrain chargé du budget doit connaître le système de comptabilité utilisé par l’établissement

Rôle des chercheurs principaux (PI), des chefs de projet (RM) et des assistants de recherche (RA)

Comme pour les demandes de subvention, chaque membre de l’équipe joue un rôle clé dans l’exécution de la subvention. Bien que les chercheurs principaux soient les premiers responsables de la réalisation des objectifs fixés dans le cadre de la subvention, le personnel de recherche, notamment les assistants de recherche et les chefs de projet, contribue également à atteindre ces objectifs. Les assistants de recherche et les chefs de projet sont généralement chargés d’établir un calendrier pour la réalisation des objectifs, d’informer les chercheurs principaux (et éventuellement le bailleur de fonds) des retards éventuels, de travailler sur les rapports destinés au bailleur de fonds et de gérer le budget. Vous trouverez plus de détails ci-dessous sur la façon dont les responsabilités sont généralement réparties. Deux points importants méritent d’être rappelés aux chercheurs principaux, aux chefs de projet et aux assistants de recherche : 1) gardez bien à l’esprit les échéances associées à vos subventions et 2) communiquez régulièrement avec le gestionnaire des subventions de votre établissement.

Chercheurs principaux : Le chercheur principal est responsable en dernier ressort de la réalisation des projets de recherche financés, de la rédaction des rapports associés, ainsi que de la gestion financière du projet subventionné, y compris le respect de ses limites budgétaires.

Chefs de projet : Le chef de projet se charge généralement de gérer le budget (notamment en ce qui concerne les effectifs prévisionnels et le calendrier), de rédiger des rapports à l’intention du bailleur de fonds et de gérer les relations avec ce dernier. Il peut également être chargé de veiller à ce que tous les rôles (des chercheurs principaux, des assistants de recherche et des gestionnaires des subventions) soient clairement définis. S’il travaille au sein d’un organisme, le chef de projet doit collaborer étroitement avec le directeur financier sur tout ce qui concerne le budget et les dépenses. 

Assistants de recherche : Les assistants de recherche sont généralement chargés de préparer les rapports périodiques sur l’avancement du projet, de gérer le budget des activités sur le terrain, de tenir un registre des dépenses et de s’assurer que les échéances sont respectées. Ils doivent donc avoir une bonne connaissance du calendrier du projet, des livrables, des postes budgétaires, des modalités de paiement et des flux de trésorerie (notamment les tranches, les conditions de paiement, les dates limites de soumission des rapports et les modalités d’engagement des dépenses). Il est important qu’ils connaissent la personne de référence vers qui se tourner en cas de besoin pour chacune de ces tâches. En plus de cette ressource, les assistants de recherche sont invités à lire les sections sur les principes budgétaires et la justification du budget. Bien que ce soient plutôt les chefs de projet et les chercheurs principaux qui rédigent le rapport annuel et le rapport final, les assistants de recherche peuvent être amenés à y contribuer, par exemple en préparant des tableaux.

Équipes administratives et financières, personnel en charge des subventions : Si vous travaillez au sein d’un organisme, l’équipe financière peut vous aider à préparer les rapports financiers pour le donateur, même si elle ne travaille pas directement sur votre projet. Elle peut notamment vous aider à comparer les dépenses totales ou mensuelles engagées dans le cadre de votre projet et à vérifier si elles sont conformes à votre budget. Elle est parfois chargée d’autoriser les achats importants, bien que ce ne soit pas toujours le cas, et elle peut aussi être mise à contribution pour réfléchir à la communication avec les bailleurs de fonds.

Conseils

• Si vous rejoignez un projet en cours, lisez la convention de subvention dans son intégralité au moins une fois pendant vos premières semaines en poste, en prenant particulièrement soin de repérer tous les éléments livrables du projet et la date à laquelle ils doivent être réalisés. Veillez à bien noter les objectifs qui ont déjà été atteints, ceux qui doivent l’être dans un futur proche, ainsi que l’état d’avancement de ces derniers. 
• Assurez-vous de bien connaître les modalités de versement de la subvention. Certaines subventions sont versées par tranches, d’autres fournissent des avances ou sont décaissées à des intervalles déterminés, et d’autres encore sont à frais remboursables, ce qui signifie que les fonds sont versés à titre de remboursement pour des frais déjà encourus. Par exemple, toutes les sous-subventions de J-PAL Amérique du Nord fonctionnent selon le principe du remboursement des coûts, et le bureau privilégie les remboursements mensuels pour faciliter le suivi des activités du projet et s’assurer que les dépenses réelles sont conformes aux prévisions.
• Mettez en place un système vous permettant de suivre l’ensemble des échéances clés et des livrables en un seul et même endroit. Il peut s’agir, par exemple, d’un diagramme de Gantt. Ce type de diagramme permet de faire le lien entre les différentes tâches et les responsabilités individuelles sur une frise chronologique, ce qui peut être utile pour l’ensemble de l’équipe de recherche. TeamGantt propose une ressource pour créer votre propre diagramme. Les outils de gestion de projet comme Asana sont une autre option.
• Gardez tous les reçus et justificatifs. Même les plus petites dépenses finissent par s’accumuler.

• Si l’établissement (et le bailleur de fonds) l’autorisent, prendre les reçus en photo vous permettra d’en garder une trace. Cependant, dans la mesure où tous les donateurs n’acceptent pas les copies électroniques pour les remboursements, veillez au préalable à prendre connaissance de la politique de l’établissement ou du bailleur de fonds.
• De même, gardez bien à l’esprit les liens entre la politique de votre établissement et les directives propres à la subvention afin de rester en conformité avec les deux. 

• Toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses effectuées dans le cadre d’une subvention doivent former un ensemble cohérent qui permettra à un contrôleur de gestion de comprendre comment les fonds ont été utilisés et pourquoi chaque coût était justifié sans avoir besoin de procéder à des vérifications supplémentaires. Par exemple, les reçus d’une réunion de travail doivent préciser qui était présent et ce qui a été abordé. Ces documents vous aideront également à classer les dépenses selon les catégories budgétaires utilisées par les donateurs, ce qui facilitera la préparation des rapports destinés à ces derniers. 
• Élaborez un budget avec les coûts prévisionnels puis mettez-le à jour au fur et à mesure que vous engagez des dépenses. Idéalement, il faut que le document en question soit accessible à l’ensemble du personnel du projet. JPAL a créé un modèle de budget pour faciliter le suivi des coûts avant et pendant les activités de recherche. 

• Mettez en place un dispositif qui vous avertira lorsque vous vous approcherez du montant total budgétisé pour les différentes catégories budgétaires, afin d’éviter de dépasser le budget de certains postes. Ce système vous permettra de déterminer si vous devez revoir votre budget ou arrêter les dépenses dans une catégorie donnée. 
• Mettez en place un système pour rendre compte du budget au chercheur principal. Le plus simple est de convenir dès le début du projet des informations que les chercheurs principaux souhaitent recevoir, et à quelle fréquence, et de planifier au moins deux examens budgétaires complets annuels avec les chercheurs principaux.

J-PAL Asie du Sud a créé une ressource spécifique sur la budgétisation des enquêtes téléphoniques dans le cadre de la pandémie de COVID-19. Comme l’explique cet article de blog de J-PAL, il est essentiel de prévoir un budget pour des jours de formation supplémentaires, de faire preuve de prudence dans l’estimation de la productivité des enquêteurs, de budgétiser un superviseur pour 3 à 4 enquêteurs et de garder à l’esprit que les coûts peuvent évoluer.

Termes importants

Avant de lire cette section, il peut être utile de revoir les termes importants abordés dans la ressource sur les demandes de subvention

Calendriers

Assurez-vous de bien connaître les dates de l’exercice comptable, des contrats de sous-traitance et les autres échéances en matière de facturation et de dépenses, et notez-les dans votre calendrier. Notez en particulier que les années fiscales ne coïncident pas nécessairement avec les années civiles et qu’elles peuvent varier d’un établissement à l’autre. Par exemple, l’année fiscale commence le 1er juillet pour le MIT, mais le 1er octobre pour le gouvernement américain. Vos échéances en matière de dépenses pouvant dépendre de l’exercice comptable, il est important d’en connaître les dates et de vous organiser en conséquence.

• De même, il est essentiel de savoir quand votre budget est dépassé ou sous-utilisé pour pouvoir y remédier selon les besoins. Il faut donc effectuer un suivi de toutes les dépenses encourues jusqu’à présent, mais aussi disposer d’une méthode précise pour établir vos prévisions de dépenses (en tenant compte des dépenses passées, des ajustements liés à l’inflation, etc.).

Tranches et dépenses anticipées

Les politiques en matière de dépenses anticipées et de décaissement des fonds varient d’un établissement à l’autre, et il est important d’en être informé pour planifier le calendrier d’un projet. Les grands établissements comme le MIT autorisent les projets à engager des dépenses avant le versement des fonds, à condition d’avoir conclu un accord avec le donateur pour qu’il vous rembourse. D’autres organismes, généralement les petits organismes à but non lucratif, peuvent vous interdire de dépenser quoi que ce soit tant que vous n’avez pas reçu les fonds. En outre, le versement de la dernière tranche est souvent subordonné à la réalisation de tous les objectifs prévus (c’est le cas des subventions de l’IGC, par exemple). Dans ce type de cas, ou si votre établissement autorise les dépenses anticipées, vous devrez probablement passer par le service financier de votre organisme pour dépenser les fonds avant qu’ils ne soient sur votre compte.

Ajustement des coûts ex post

Les conventions de subvention allouent généralement le budget selon des catégories budgétaires (ou postes) définies par le bailleur de fonds, catégories que vous êtes tenu de respecter. Il est cependant possible que le donateur vous accorde une certaine flexibilité quant au montant réellement dépensé pour un poste donné (flexibilité qui ne s’applique pas au montant total des fonds du donateur que vous pouvez dépenser). Toute modification du montant des dépenses dans une catégorie donnée qui dépasse la marge de fluctuation autorisée par le donateur (souvent fixée à 10 %) doit être approuvée par ce dernier, de préférence avant que les fonds ne soient dépensés. Le degré de flexibilité pour les dépenses par poste varie d’un donateur à l’autre : il est donc crucial de prendre connaissance de la politique de votre donateur en la matière avant d’engager des dépenses.

Extensions sans frais et dates de fin de subvention

Il est important de bien faire la distinction entre les extensions sans frais et les dates de fin de subvention :

• Extensions sans frais : Les extensions sans frais sont très courantes. Elles prolongent la durée du projet au-delà de sa date de fin initialement prévue, sans pour autant octroyer de financement supplémentaire. Elles peuvent être accordées lorsque certaines conditions sont réunies et peuvent s’avérer nécessaires en cas de retard sur le projet. Les critères d’obtention d’une extension sans frais sont moins exigeants que ceux du financement initial (étant donné que le donateur ne fournit pas de fonds supplémentaires). Cependant, les donateurs exigent généralement que le retard soit dûment justifié (par exemple, si le projet a été retardé à cause de manifestations politiques, ou bien si vous venez d’obtenir l’accès à de nouvelles données qui vont être utiles au projet de X manière), et que vous expliquiez ce que l’extension va apporter au projet. Le fait de ne pas avoir dépensé la totalité des fonds alloués pendant la période de subvention n’est pas une explication valable. Notez qu’une telle extension doit être demandée bien avant la date de fin du projet. Si vous ne demandez pas d’extension sans frais, vous risquez de perdre les fonds dont vous disposez. Ne partez surtout pas du principe que les fonds resteront disponibles si vous ne les avez pas utilisés : il est indispensable de demander une extension. Veillez donc à suivre attentivement les activités du projet pour vérifier qu’elles respectent bien le calendrier prévu. En outre, évitez si possible de demander plus d’une extension sans frais et prévoyez un calendrier réaliste.
• Une date de fin de subvention est, comme son nom l’indique, finale. Ne dépensez AUCUN fonds après cette date, même s’il reste de l’argent.

Marchés publics

Certains bailleurs de fonds ont des procédures spécifiques pour la passation de marchés. Ces procédures sont souvent décrites dans leurs conventions de subvention, mais en cas de doute, adressez-vous au personnel financier/administratif de votre bureau ou à votre gestionnaire des subventions. Les procédures de passation de marchés peuvent être basées sur le coût de l’achat ou du contrat. Les contrats importants nécessitent souvent la mise en place d’un appel d’offres ou d’une procédure de mise en concurrence. Dans certains cas, les achats ou contrats importants doivent être approuvés par les bailleurs de fonds avant leur conclusion.

Dans le cas d’achats ou de contrats importants, les procédures de passation de marchés peuvent prendre du temps, et les dépenses engagées par votre projet risquent de ne pas être remboursées si vous ne respectez pas scrupuleusement ces procédures. Il est donc important de vous y conformer. 

Sous-traitance et sous-subventions

Calendrier

Que vous fassiez appel à des sous-traitants ou que votre co-chercheur principal soit un sous-bénéficiaire de la subvention, prévoyez un délai supplémentaire pour l’examen du dossier par votre établissement. Cet examen peut prendre beaucoup de temps et vous pouvez être soumis à des exigences (internes) supplémentaires. Vérifiez donc ce qu’il en est dès que possible auprès de votre gestionnaire des subventions ou des personnes compétentes au sein de votre établissement.

Notez par ailleurs que la sous-subvention ne coïncide pas toujours exactement avec la subvention principale. Par exemple, dans le cas d’un projet dont la subvention complète s’étend sur six ans, il est possible qu’une sous-subvention ne soit accordée que pour trois ans. Certains établissements n’accordent des sous-subventions que pour une seule année à la fois. Si vous êtes dans ce cas, veillez à bien respecter les délais et à mettre en place la sous-subvention de l’année suivante avant que celle de l’année en cours n’arrive à échéance.

Assurez-vous également de recueillir les informations nécessaires auprès de votre sous-bénéficiaire suffisamment à l’avance pour pouvoir les intégrer à votre rapport final pour le bailleur de fonds, et tenez compte de ce point au moment de la mise en place de la sous-subvention.

Taux de change et risque budgétaire

Comme indiqué précédemment, faites preuve de prudence dans vos estimations des taux de change, et utilisez une moyenne à long terme (sur 6 mois, par exemple). Votre établissement dispose probablement d’un outil de calcul du taux de change, mais vous pouvez également utiliser OANDA ou consulter les liens ici. Par ailleurs, que le sous-bénéficiaire soit un co-chercheur principal ou un partenaire de mise en œuvre (comme un bureau de J-PAL ou d’IPA), c’est le bénéficiaire principal qui assume le risque budgétaire et qui doit s’assurer que toutes les activités sont réalisées conformément aux règles de son établissement. Le sous-bénéficiaire est responsable du respect des normes de son propre établissement et peut être chargé de rédiger et de justifier son propre budget.

Contrôle de la qualité et tranches

Si vous faites appel à des sous-traitants, il convient de mettre en place un dispositif de contrôle de la qualité. Vous pouvez notamment prévoir un paiement par tranches, de façon à ce que le sous-traitant ne reçoive pas l’intégralité du paiement avant d’avoir effectué les tâches prévues. Là encore, tant pour les sous-subventions que pour les contrats de sous-traitance, vérifiez les exigences et les politiques de l’autre organisme en matière de tranches et de dépenses anticipées, et veillez à vous organiser en conséquence.

Si le calendrier de votre projet s’étend sur plusieurs années, le donateur vous demandera peut-être de lui remettre des rapports annuels en plus du rapport final. Même s’il ne s’agit pas d’un projet pluriannuel, il est possible que vous deviez soumettre des rapports intermédiaires dans le cadre de votre subvention et, dans certains cas, qu’une partie du financement ne soit débloquée qu’une fois que vous aurez remis les rapports intermédiaires demandés. Un rapport annuel couvre tout le travail accompli au cours de l’année écoulée et décrit ce que vous prévoyez d’accomplir au cours de la période suivante, tandis qu’un rapport final résume l’ensemble du projet. Ne vous laissez pas surprendre par les rapports : vérifiez les obligations en la matière (si vous êtes assistant de recherche, votre chercheur principal, votre chef de projet et le gestionnaire des subventions doivent les connaître) et notez dans votre calendrier la date de remise des rapports ainsi que la date à laquelle vous allez commencer à travailler dessus. 

Dispositifs de suivi

Si vous devez rendre compte de certains indicateurs à intervalles réguliers, il est judicieux de mettre en place un système vous permettant d’en assurer un suivi régulier. Ce dispositif peut être directement intégré aux processus déjà mis en place pour assurer le suivi de l’intervention proprement dite et pour produire des rapports à ce sujet. L’essentiel est de savoir quels sont les livrables et les indicateurs qui doivent faire l’objet d’un rapport et de créer un système pour mesurer ces indicateurs de façon à pouvoir y accéder facilement au moment de rédiger le rapport. Votre dispositif de suivi peut aussi bien être un simple document Excel qu’un dispositif plus complexe, comme une base de données Microsoft Access ou un ensemble de scripts Stata. Quelle que soit la manière dont vous collectez ces informations, il est important de les collecter régulièrement tout au long de la durée de votre subvention. 

Rapports

Le bailleur de fonds fournit généralement un modèle ou des instructions de présentation pour la rédaction des rapports. En général, ces derniers doivent indiquer si les objectifs de la subvention initiale ont été atteints et justifier toute modification apportée au protocole, aux procédures ou au budget de l’étude. Le donateur veut également être informé de tout problème imprévu et des enseignements tirés de la recherche. Dans certains cas, vous n’aurez à rédiger qu’un rapport financier, et les explications demandées se limiteront à des informations comme les dépassements de budget ou la sous-utilisation des fonds, ou encore l’affectation des dépenses à une catégorie donnée. Avant de vous lancer dans la rédaction d’un rapport, vérifiez que vous utilisez bien le modèle le plus récent fourni par le bailleur de fonds. 

Outre le fait de commencer à préparer le rapport suffisamment en amont de la date limite de soumission, assurez-vous de pouvoir accéder au système via lequel le rapport doit être soumis. Si votre rapport porte sur un projet financé par J-PAL, les modalités d’accès sont précisées dans le courrier d’attribution de la subvention, mais d’autres bailleurs de fonds ont parfois un portail pour les subventions, qui nécessite la création d’un compte.

Relations avec les donateurs

Il est important de rester en contact avec votre bailleur de fonds, non pas seulement pendant la période de soumission du rapport annuel, mais tout au long de la période couverte par votre subvention. Les donateurs n’ont pas tous les mêmes préférences en matière de communication, certains d’entre eux souhaitant recevoir des informations plus régulières sur le projet. Par exemple, certains bailleurs de fonds souhaitent être informés de toute évolution récente concernant le projet, des conférences auxquelles les chercheurs principaux vont participer ou encore des articles sur le projet de recherche ou l’intervention parus dans la presse locale. Discutez avec le chercheur principal ou le chef de projet de la relation qu’il entretient avec le bailleur de fonds du projet et demandez-lui s’il est opportun d’envoyer des informations par e-mail

Certains projets sont financés par plusieurs subventions. Si c’est le cas, chaque subvention est susceptible d’avoir ses échéances, ses dates importantes, ses livrables et ses exigences propres. Il est important de bien maîtriser tous ces éléments et de tenir des registres des dépenses distincts (mais comparables, dans la mesure du possible) pour chaque subvention. Cependant, les donateurs ayant souvent leur propre document-type pour la gestion budgétaire, il n’est pas forcément possible d’utiliser un même modèle pour tenir le registre des différentes subventions. Les rapports destinés aux différents bailleurs de fonds peuvent porter sur des sujets similaires, mais doivent préciser quelle subvention a permis de financer telle ou telle activité afin de justifier la nécessité de bénéficier de plusieurs subventions distinctes. Les assistants de recherche ne savent pas forcément quelle subvention finance quelle activité, mais doivent connaître le budget de chaque activité. 

Kathryn McDermott, de J-PAL Afrique du Sud, a élaboré un modèle de suivi budgétaire qui permet de suivre les dépenses engagées dans le cadre de plusieurs subventions.

Dernière modification : février 2021.

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Ce document a été traduit de l’anglais par Marion Beaujard.