Formaliser le partenariat de recherche et définir les rôles et les attentes

Une fois l’équipe de recherche et le partenaire de mise en œuvre identifiés, il faut travailler à mettre en place puis à développer leur relation de travail (Glennerster 2017, 177). ¹ Au début d’un nouveau partenariat de recherche, il convient de réfléchir aux objectifs du projet et aux différentes tâches qui le composent afin d’élaborer des accords de travail entre le responsable de la mise en œuvre et l’équipe de recherche. La section qui suit présente les questions que les chercheurs doivent se poser pour développer une bonne relation de travail avec leur partenaire :

• Accords de travail. Quels sont les sujets et les activités qui entrent dans le cadre de cette évaluation ? Quand ces activités auront-elles lieu ? Qu’est-ce qui se situe en dehors du périmètre du projet ? Quelles formes de soutien les différents acteurs vont-ils devoir fournir pour que le projet soit une réussite ?
• Stratégie de communication. Comment les organismes transmettront-ils les dernières nouvelles concernant le projet ? Comment et avec qui l’équipe de recherche partagera-t-elle les résultats ?

• Accords de partage des données et protocoles officiels. Des accords juridiques sont-ils nécessaires pour que les activités de recherche puissent se dérouler comme prévu ? Sous quelles conditions le chercheur peut-il collecter des données ou en recevoir de la part du partenaire de mise en œuvre ?

Au début d’un partenariat de recherche, il convient de réfléchir aux activités et au calendrier du projet de recherche, et de déterminer qui sera chargé d’en exécuter les différentes composantes. Pour faciliter cette démarche, les chercheurs peuvent envisager de rédiger une note contenant les accords de travail établis en collaboration avec les partenaires pour la durée de l’étude. Ce document pourra à la fois servir de support lors de l’intégration de nouveaux membres à l’équipe et permettre aux partenaires de ne pas perdre de vue les objectifs communs de l’évaluation tout au long du projet. Voici les points qui doivent être abordés lors de la rédaction d’un accord de travail.

Périmètre du projet

Définir le périmètre du projet permet de formuler les attentes en ce qui concerne la relation de travail. Ce processus doit être collaboratif et s’inspirer dans une large mesure des priorités et de la stratégie du partenaire de mise en œuvre (Glennerster 2017, 182).² Le périmètre du projet peut notamment inclure les éléments suivants :

• Description de l’évaluation aléatoire, notamment les questions de recherche, les méthodes d’assignation aléatoire, les variables d’intérêt, les activités de recherche et les activités de l’intervention
• Objectifs du partenariat de recherche
• Calendrier approximatif de l’intervention et des activités de recherche
• Livrables ou rapports périodiques destinés au partenaire de mise en œuvre
• Répartition des tâches à accomplir entre l’équipe de recherche et le partenaire 

Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions pouvant guider vos échanges avec le partenaire de mise en œuvre lors de la définition du périmètre du projet. 

• Quel est l’objectif de ce partenariat ? À quelles questions cherche-t-on à répondre, et comment va-t-on y répondre ? Décrivez les objectifs du projet, en incluant notamment une brève description de l’intervention, des questions de recherche et de la manière dont l’évaluation prévoit d’y répondre. 
• Qui est responsable de quoi ? Quelles formes de soutien et d’analyse l’équipe de recherche sera-t-elle en mesure de proposer au partenaire ? Qui doit-on contacter pour quel type de question ? Décrivez les différentes activités liées à la politique ou à l’intervention mise en œuvre, ainsi que les personnes qui en sont responsables au sein de l’organisme de mise en œuvre. Déterminez dans quelle mesure les chercheurs seront impliqués dans le suivi de l’intervention. Pour faciliter la communication, désignez des référents au sein de l’équipe de recherche pour les différentes catégories de tâches, telles que l’analyse, la négociation des contrats, le partage des données, la mise en œuvre de la recherche et la conception de l’intervention. Précisez dans quelle mesure le personnel de recherche sera disponible pour contribuer à des activités sans lien avec l’évaluation, en apportant par exemple un soutien analytique et technique au personnel du partenaire de mise en œuvre.
• Comment va-t-on obtenir l’accès aux données qui doivent permettre de mesurer les principales variables d’intérêt ? Élaborez un plan pour récupérer les données auprès du partenaire et des autres fournisseurs de données. Établissez des protocoles sécurisés de transfert de données ainsi qu’un plan pour communiquer ces protocoles à l’organisme de mise en œuvre et aux fournisseurs de données.³ 
• Quelles données le partenaire de mise en œuvre devra-t-il fournir ? L’extraction des données nécessaires à l’évaluation représente généralement une charge de travail considérable pour les spécialistes des données de l’organisme de mise en œuvre. L’équipe de recherche aura besoin de détails sur la signification de chaque variable et la façon dont le programme a été défini, ainsi que d’un guide expliquant comment mettre en correspondance les différents systèmes de données.
• Quel type de soutien analytique l’équipe de recherche peut-elle fournir ? Le partenaire peut trouver utile d’avoir accès aux analyses des données de suivi de la mise en œuvre et des informations sur les participants (Glennerster 2017, 184).⁴ En fonction des capacités du personnel, déterminez s’il est possible de partager ces informations et, si oui, de quelle manière. Lorsque vous apportez un soutien analytique sans lien avec les activités de recherche, faites attention de ne pas utiliser à mauvais escient les ressources et le temps de travail du personnel. Au début du projet, au moment de la définition des tâches, des rôles et des responsabilités, les chercheurs principaux et les responsables du projet doivent se charger de gérer les attentes du partenaire concernant leur capacité à fournir des analyses supplémentaires.
• Comment vont se répartir les responsabilités en matière de recherche de financements ? Que couvriront les fonds obtenus ? Déterminez comment les fonds seront alloués pour financer les activités de l’intervention et de la recherche. Désignez les personnes qui seront responsables des différentes activités de recherche de financement.

Calendrier

Fixez les dates auxquelles vont se dérouler les activités du programme et de la recherche, ainsi qu’un calendrier pour le partage des résultats. Incluez à ce calendrier les formations que devront suivre les chercheurs et les équipes du partenaire de mise en œuvre. Vous trouverez ci-dessous un exemple simple de diagramme de Gantt représentant le calendrier d’un projet. Outre les étapes clés du projet, ce diagramme illustre aussi les liens entre l’intervention, l’extraction des données et l’analyse

Aborder ce sujet dès le début du partenariat permet aux chercheurs et aux partenaires de mise en œuvre de définir les rôles institutionnels et de mieux gérer leurs attentes respectives. Les questions à aborder avec les partenaires sont les suivantes :

• Quand et comment le partenaire doit-il informer les chercheurs des changements éventuels ou des aspects de l’intervention qui sont susceptibles d’avoir un impact sur l’analyse et les résultats ? Si les informations relatives à la mise en œuvre du programme qui ont un intérêt pour le projet peuvent sembler évidentes à l’équipe de recherche, elles ne le sont pas forcément pour le partenaire. Faites régulièrement le point avec ce dernier de façon à créer un espace de dialogue pour échanger les dernières informations et entretenir de bonnes relations de travail. Cela permettra à l’équipe de recherche d’avoir accès à des informations mineures mais potentiellement importantes sur l’intervention, tout en aidant le partenaire à identifier le type d’informations qu’il est utile de partager. Profitez de ces entretiens pour demander au partenaire les dernières nouvelles de l’intervention, assurez-vous qu’il a bien conscience qu’il est important de transmettre des informations régulières sur les changements apportés au programme ou à l’étude, et signalez-lui clairement qu’il est tenu d’informer régulièrement l’équipe de recherche des derniers développements. Si possible, établissez une stratégie pour recueillir de façon proactive les dernières informations concernant la randomisation, le recrutement des participants ou les éventuels changements apportés à l’intervention. Étudiez la possibilité d’accéder directement aux données de suivi de l’étude, notamment celles qui concernent le respect de l’assignation de traitement, les taux d’inscription et de participation et les autres données de suivi du programme. 
• Le chercheur communiquera-t-il les résultats au partenaire de mise en œuvre avant qu’ils ne soient finalisés ? Réfléchissez bien aux avantages et aux inconvénients de partager les résultats avant leur finalisation. Une telle démarche peut aider le partenaire à prendre certaines décisions et préserver la relation de travail. À l’inverse, ne pas communiquer les résultats avant la fin de l’analyse permet d’éviter la diffusion d’informations erronées au cas où les résultats évolueraient au fil du temps, et d’empêcher le partenaire d’apporter des modifications à l’intervention sur la base de résultats intermédiaires.

• Avec qui l’équipe de recherche et le partenaire peuvent-ils partager certaines informations et, à l’inverse, qui doit être exclu de toute communication ? Comment l’équipe de recherche et le partenaire vont-ils se coordonner ? Précisez qui doit pouvoir accéder à telle ou telle information concernant la mise en œuvre de l’étude, notamment l’assignation du traitement et les résultats intermédiaires. Envisagez la possibilité d’imposer un embargo sur la communication avec les médias pour éviter tout débat public sur les résultats avant leur publication. ⁵

Après avoir rédigé des accords de travail sous forme de note, il est possible que le projet nécessite la conclusion d’un accord juridique pour continuer. Dans ce cas, il faut vous attendre à devoir consacrer beaucoup de temps et d’efforts à la négociation et à l’élaboration d’un accord adapté aux besoins des organismes participants.⁶ Les administrateurs de la recherche de l’établissement d’origine pourront vous fournir de plus amples informations sur les procédures de partage des données et de conclusion d’un contrat de recherche, notamment en ce qui concerne les préférences de l’établissement, les modèles de contrat et les principales contraintes institutionnelles. La politique de l’établissement et du fournisseur de données en matière d’approbation éthique et de protocole IRB entrera probablement en ligne de compte dans ce processus.⁷  

Vous trouverez ci-dessous des informations générales sur les différents types de contrats les plus fréquemment utilisés dans le cadre de projets de recherche. Les experts juridiques de l’établissement d'origine du chercheur pourront lui donner des conseils plus précis sur le type d’accord qui convient le mieux à son projet.

Pour protéger les données confidentielles :

• Le projet peut nécessiter la rédaction d’un accord d’utilisation des données (DUA) ou d’un accord de partage des données (DSA)⁸ afin de préciser la nature des données requises et les procédures mises en place pour leur transfert, leur protection et leur utilisation. Ce type de document contient un certain nombre de dispositions susceptibles d’avoir une incidence sur le projet de recherche, notamment en ce qui concerne la publication des données, les périodes d’examen, la responsabilité, les protocoles  de destruction des données, la période couverte par les données et la description de ces dernières, la protection de la vie privée des sujets de la recherche et les restrictions d’accès pour le personnel.⁹ Un DUA ou un DSA peut également inclure une description du projet et des activités de recherche. Bien que ces différents sujets soient tous documentés par écrit dans le DUA ou le DSA, les chercheurs doivent prévoir d’aborder et de clarifier chacune de ces dispositions de façon individuelle avec les partenaires de mise en œuvre. Il est particulièrement important de bien préciser les protocoles relatifs à la sécurité et au transfert des données dès le début du projet de recherche.
• Selon les caractéristiques du projet, les chercheurs et les partenaires peuvent décider de restreindre explicitement le partage d’informations avec des entités externes en signant un accord de confidentialité (NDA/CDA). Ces accords sont utiles lorsque l’élaboration du projet de recherche nécessite d’utiliser des données ou des informations confidentielles relatives à l’intervention ou au programme étudiés. En règle générale, un accord de ce type couvre les informations exclusives susceptibles d’être échangées dans le cadre de la recherche, mais ne concerne pas l’échange d’un ensemble de données ou de données désagrégées destinés à être utilisées pour l’analyse des données. Son contenu est similaire à celui d’un DUA ou d’un DSA, avec notamment une description du projet, les données demandées au fournisseur de données, les restrictions d’accès applicables au personnel, les dispositions relatives à la protection de la vie privée des sujets et les protocoles de destruction des données. Là encore, il est préférable d’aborder les informations relatives à chacune de ces dispositions indépendamment de l’accord officiel, afin de s’assurer que l’ensemble des équipes de recherche et de mise en œuvre comprennent bien les protocoles de sécurité et de confidentialité des données qui encadrent les activités de recherche. 

Pour définir formellement le périmètre du projet et le plan d’action pour l’avancement des travaux :

• Commencez par mettre en place un accord de travail sous forme de note ou lors d’une discussion avec le partenaire de mise en œuvre, incluant le périmètre du projet, le calendrier et la stratégie de communication. Cet accord peut notamment inclure les objectifs du projet, une description de l'évaluation, un calendrier approximatif, les livrables du projet de recherche, une description de l’intervention et des activités de recherche, ainsi que les tâches qui doivent être effectuées par l’équipe de recherche et le personnel du partenaire. Dans certains cas, l’attribution d’un financement peut nécessiter que les deux parties définissent le périmètre du projet, les livrables et le calendrier. L’accord de travail permet aux chercheurs et au partenaire de collaborer directement tout au long de la négociation, là où un contrat fait intervenir les équipes juridiques des différents organismes. Notons que les chercheurs seront probablement amenés à négocier de nombreux accords au cours du partenariat. Dans cette perspective, commencer par rédiger une note de travail détaillée dès le début du projet permettra aux chercheurs et à leurs partenaires de s’appuyer sur ce document par la suite et d’éviter de perdre de vue des détails importants lors de négociations ultérieures.   
• Après avoir posé les jalons de la relation de travail dans une note, il est possible que l’une des parties (ou les deux) souhaite rédiger un protocole d’accord (Memorandum of Understanding, ou MOU), qui énonce explicitement les objectifs et la structure du projet, ainsi que les contributions respectives des différentes parties prenantes dans le cadre du partenariat. Selon les préférences des établissements concernés, il n’est pas forcément possible d’établir un protocole d’accord pour un seul projet de recherche. Dans la mesure où il ne s’agit pas d’un document juridiquement contraignant, il peut être préférable de se contenter d’une note informelle pour définir les rôles et les responsabilités, en utilisant une structure similaire à celle de l’accord de travail décrit dans la section précédente.
• Votre partenaire peut demander la signature d'une convention de recherche ou d’une convention de collaboration de recherche, qui définit formellement le champ d’application de la recherche et les travaux que les différentes parties vont devoir effectuer. Cette convention doit définir le périmètre du projet, les travaux à effectuer et le calendrier d’exécution, et aborder les sujets couverts par les DUA et les accords de travail informels. Elle doit pour cela s’inspirer des discussions préalables sur les objectifs du projet, la répartition des responsabilités et leur dotation en personnel, ainsi que les résultats attendus. Elle peut également porter sur la propriété intellectuelle, les questions de responsabilité, de fiscalité et d’assurance, les garanties et autres éléments nécessaires à la conclusion d’un contrat entre établissements.
• Si l’équipe de recherche est susceptible de collaborer avec un même partenaire de mise en œuvre sur plusieurs projets, elle peut envisager de conclure un accord-cadre de recherche. Un tel accord permet à l’établissement d’origine du chercheur et au partenaire de fixer des conditions communes pour la gestion des données, l’utilisation du nom des établissements dans les publications et les questions de propriété intellectuelle. Dans ce type d’accord, une brève description de chaque projet de recherche et des données concernées doit figurer dans un addendum distinct qui devra être approuvé par l’établissement d’origine et le fournisseur de données. 
• Si c’est le partenaire responsable de la mise en œuvre du projet de recherche qui rémunère le chercheur, il faut envisager de conclure un contrat de prestation de services (ou Sponsored Research Agreement). Ce document doit définir le périmètre du projet, le calendrier des activités, les livrables et les procédures de gestion des données. Son contenu est similaire à celui d’une convention de recherche, avec des dispositions spécifiques pour le budget, les obligations de paiement et le calendrier.
• Si un organisme de mise en œuvre et un chercheur reçoivent une subvention pour un même projet de la part du même organisme de financement, l’un peut proposer un contrat de sous-traitance à l’autre. Il faudra alors négocier le budget, les paiements, les obligations et les rapports à fournir, selon des modalités similaires à celles définies dans un contrat de prestation de services.

La mise au point d’un plan de communication entre les chercheurs et leurs partenaires dès les premiers stades du projet permet de poser les bases d’une relation fondée sur la compréhension mutuelle et le consensus et peut éviter les tensions dues à un décalage entre les attentes des uns et des autres. En plus de discuter de leur stratégie de communication lors de réunions ou d’appels téléphoniques, les équipes peuvent décider de formaliser ce plan en rédigeant une note écrite. Documenter les attentes du partenaire vis-à-vis des variables d’intérêt et des résultats attendus peut favoriser la productivité des échanges sur les résultats de la recherche en réduisant les risques de dérive progressive des objectifs ou de la mission du projet.

Un plan de communication et de suivi des résultats peut notamment inclure :

• L’identité des personnes qui auront accès aux éléments suivants :
  • Assignations de traitement
  • Résultats au niveau de l’individu ou de l’unité d’étude
  • Derniers résultats agrégés en date
  • Données relatives à l’inscription au programme
  • Données de suivi ou données de processus
• Quels résultats vont être partagés pendant l’étude, à quel moment et avec qui : ¹⁰
  • Calendrier de partage des résultats
  • Résultats à communiquer
  • Parties prenantes externes à envisager (ou à soumettre à un embargo) : médias, fournisseurs de données, bailleurs de fonds, participants
  • Calendrier du processus de publication académique et influence sur le calendrier de communication externe 
  • Tailles d’effet acceptables selon la littérature ou les précédents programmes 
• Justification ou description des éléments suivants :
  • Le fait que certains membres de l’équipe de recherche (notamment les enquêteurs) ou que les partenaires ne soient pas informés des assignations de traitement ou des variables d’intérêt ;
  • Ce qu’il est raisonnable de déduire des « résultats intermédiaires » ;
  • L’importance d’aller au bout de la période prévue pour l’étude ;
  • L’importance d’atteindre les objectifs prévus en matière d’inscription et de recrutement ;
  • L'importance de signaler tout changement apporté au programme.
• Accord sur les motivations de l’étude et la définition de la « réussite » du projet :
  • Les questions de recherche du partenaire et du chercheur. Par exemple, un partenaire de mise en œuvre peut chercher à savoir si son programme fonctionne, là où un chercheur universitaire veut comprendre pourquoi les individus participent ou réagissent d’une certaine manière, ou se pencher sur des questions théoriques plus larges. 
  • Définir précisément les résultats auxquels le partenaire attache une importance particulière.  
  • Par exemple, dans le cadre d’un programme d’éducation, il peut s’agir du nombre de crédits universitaires obtenus, de l’obtention d’un diplôme, du nombre d'années d'études, du salaire de départ, etc. 
• Accord sur les publications scientifiques et autres publications :
  • Le partenaire a-t-il le droit de consulter les manuscrits avant leur publication afin de vérifier que des informations confidentielles n’ont pas été divulguées par inadvertance ?
  • Confirmer que les chercheurs ont le droit de publier les résultats et qu’ils sont libres d’accepter ou non toute suggestion du partenaire concernant les informations confidentielles, la description du programme ou l’interprétation des résultats.
  • Préciser si le partenaire restera anonyme ou s’il sera identifié, et sous quelles conditions (par exemple « une grande université » vs. « le MIT »).
  • Lignes directrices pour l’identité visuelle et le processus d’approbation des documents, visuels et autres éléments destinés au grand public, comme les éléments graphiques du projet, le programme des événements de dissémination et les notes de recherche et de politique publique.

Dernière modification : juin 2021.

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Ce document a été traduit de l’anglais par Marion Beaujard.